Laten we eerlijk zijn: e-mail is nogal slecht. Het gaat niet alleen om het schrijven: het gaat ook om het lezen, het sorteren, het uitzoeken wat het derde antwoord in een reeks van vijftien berichten zou moeten betekenen.
Het goede nieuws is dat kunstmatige intelligentie is nu echt nuttig als het gaat om het verpletterende werk van e-mail. Maak de uren vrij die u elke week besteedt aan schrijven, lezen en piekeren met deze handige, met AI doordrenkte manieren om uw e-mail te temmen.
Directe samenvattingen van discussies
We zijn allemaal gekopieerd naar de thread met 27 antwoorden met de onderwerpregel “RE: FW: Re: Snelle vraag.” Het lezen ervan is een daad van pure waanzin. Laat het zo zijn.
Gebruik een AI-assistent die in uw e-mailclient is ingebouwd – zoals Tweeling in Gmail, Copiloot in Outlookof kenmerken van diensten zoals Bovenmenselijk En Korte golf– om een samenvatting van één alinea van het hele gesprek te genereren.
Binnen enkele seconden krijgt u de actiepunten, de belangrijkste beslissingen en de uiteindelijke context.
Contextbewust opstellen
Jij weet wat je moet zeggen, maar het vormen van beleefde, professionele en correcte zinnen vergt energie die jij niet hebt.
Gebruik de ingebouwde AI-antwoordgenerator van uw e-mailservice. Met een enkele klik kan uw AI een antwoord produceren, vaak voor 90% perfect, en het enige wat u hoeft te doen is oppoetsen en verzenden.
Dit is hoe je het doet met Gmail En met Outlook.
Batchprioritering
Uw inbox behandelt alle e-mails op dezelfde manier, wat betekent dat een memo voor het hele bedrijf waarin de overgebleven Panera in de kantine wordt aangekondigd, net zo hard zal toeslaan als die van uw grootste klant.
Gebruik slimme filtertools, zoals SaneBox of Korte golfdat machine learning gebruikt om e-mails in aangepaste mappen te sorteren, zoals ‘Dringend/Actie’, ‘Later/Samenvatting’ en ‘Nieuwsbrieven/Lezen’.
Hierdoor wordt uw primaire inbox alleen vrijgemaakt voor berichten die onmiddellijke actie van een echt mens vereisen.
Verfijning van toon en stijl
Heb je ooit een concept geschreven terwijl je geïrriteerd was, om het vervolgens terug te lezen en te beseffen dat je klinkt als een nutteloze idioot? Gelukkig kan AI uw geestelijke gezondheid en persoonlijke PR-manager zijn.
De meeste generatieve AI-tools bevatten een toonaanpassing. Stel uw e-mail snel op en gebruik vervolgens een prompt om de toon te veranderen in ‘professioneel’, ‘vriendelijk’ of ‘assertief maar kort’.
AI herstructureert taal om de juiste emotionele toon aan te slaan, misverstanden te voorkomen en de cyclus van ‘concept-lezen-verwijderen-herschrijven-overdenken’ te elimineren.
Geautomatiseerde opvolging
Het verkoopproces, de projectcheck-in, de herinnering aan je collega: de opvolging is een alledaags maar terugkerend onderdeel van het werk.
Gebruik een AI-tool zoals Mixmax of vervolgfuncties in de CRM van uw bedrijf om automatisch een ‘nudge’-e-mail te plannen die wordt verzonden als de ontvanger na een bepaald aantal dagen niet heeft gereageerd.
Sterker nog: sommige tools gebruiken AI om de optimale verzendtijd voor te stellen op basis van ontvangersgedrag uit het verleden, wat resulteert in veel minder handmatige tracking van open lussen.
De uiterste deadline voor Fast Company’s Wereldveranderende ideeënprijzen is vrijdag 12 december om 23:59 uur PT. Solliciteer vandaag nog.
