Videoconferenties: 10 privacytips voor uw bedrijf

Tussen social distancing en de coronamaatregelen om thuis te blijven, wenden bedrijven zich tot videoconferentiediensten om aan de slag te gaan. Hoewel deze services u helpen verbinding te maken, brengen ze ook nieuwe risico’s voor de privacy en gegevensbeveiliging met zich mee. Hier volgen enkele tips waarmee u rekening moet houden voordat u een online videoconferentie organiseert of eraan deelneemt:

1. Neem stappen om ervoor te zorgen dat alleen uitgenodigde deelnemers aan uw vergadering kunnen deelnemen. Mensen noemen het misschien ‘zoombombing’, maar het is een overweging op allerlei platforms: ongenode mensen verschijnen op videoconferenties. Wat kan uw bedrijf doen om het risico te verkleinen? Bij sommige services kunnen hosts een vergadering met een wachtwoord beveiligen. Anderen beperken de toegang door unieke ID-nummers toe te kennen aan elke vergadering of aan elke deelnemer. Deze functies zijn mogelijk niet standaard ingeschakeld, dus kijk goed welke instellingen beschikbaar zijn. Als u terugkerende vergaderingen organiseert, kunt u bij de meeste services voor elke vergadering nieuwe wachtwoorden of ID-nummers maken. Deze methode is veiliger dan het hergebruiken van oude inloggegevens, dus maak hiervan het beleid voor uw werknemers.
2. Profiteer van andere tools om de toegang tot vergaderingen te beperken. Conferentiediensten kunnen de gastheer in staat stellen de vergadering te vergrendelen zodra de verwachte deelnemers zijn gearriveerd, waardoor anderen niet kunnen deelnemen. Voor het hoogste controleniveau kunnen hosts instellingen inschakelen waarmee ze elke deelnemer die probeert deel te nemen, kunnen goedkeuren. Mogelijk hebt u ook de mogelijkheid om individuele gebruikers uit de vergadering te verwijderen als dat nodig mocht zijn.
3. Wanneer u deelneemt aan een vergadering, zijn uw videocamera en microfoon mogelijk standaard ingeschakeld. Houd er rekening mee dat deelnemers u mogelijk kunnen zien en horen zodra u deelneemt aan een vergadering. Als u geen audio of video wilt delen, kunt u bij de meeste services uw camera dempen of uitschakelen. Mogelijk kunt u de standaardinstellingen aanpassen zodat uw voorkeuren worden opgeslagen voor de volgende vergadering, of – afhankelijk van de dienst – moet u mogelijk uw instellingen aan het begin van elk gesprek aanpassen.
4. Controleer of uw videoconferentie wordt opgenomen. Bij veel services kan de gastheer de vergadering opnemen voor toekomstig gebruik. De dienst moet een indicatie weergeven dat u wordt opgenomen, bijvoorbeeld een felrode cirkel of het woord ‘opname’. Houd er echter rekening mee dat een vergadering kan worden opgenomen, zelfs als deze indicatoren niet worden weergegeven. We hebben berichten gehoord over videoconferenties die online worden gedeeld zonder medeweten van de deelnemers. De veiligste strategie is ervan uit te gaan dat u wordt opgenomen en, indien mogelijk, het delen van privé-informatie via videoconferenties te vermijden.
5. Wees voorzichtig voordat u uw scherm deelt. De meeste services hebben functies waarmee u met de groep kunt delen wat er op uw scherm staat, bijvoorbeeld een diavoorstelling. Maar voordat u uw scherm deelt, moet u ervoor zorgen dat er geen geopende documenten, browservensters of iets anders op uw scherm staan ​​waarvan u niet wilt dat anderen deze kunnen zien. Sommige services hebben opties waarmee de host het delen van schermen kan uitschakelen of het gebruik ervan kan beperken tot de host.
6. Open geen onverwachte uitnodigingen voor videoconferenties en klik niet op links. Met de opkomst van videoconferenties sturen kwaadwillende actoren e-mails waarin uitnodigingen voor vergaderingen of andere communicatie van conferentiediensten worden nagebootst. Om authenticiteit toe te voegen, kunnen ze het logo en het uiterlijk van bekende namen in het bedrijf kopiëren. Maar in plaats van u naar een conferentie te brengen, kunnen deze links virussen bevatten of malware op uw computer installeren. Het is veiliger om uw medewerkers of klanten vooraf te vertellen dat u voor een bepaalde tijd een teleconferentie heeft gepland en dat zij een uitnodiging met uw naam kunnen verwachten. Als ze een uitnodiging krijgen die ze niet hadden verwacht, vertel ze dan dat ze deze niet mogen openen en zeker niet op links moeten klikken. Nog een tip om oplichters op het gebied van videoconferenties af te weren: als de dienst die u gebruikt vereist dat u een app of desktopapplicatie downloadt, zorg er dan voor dat u deze rechtstreeks downloadt vanaf de website van de dienst of de app store van een platform.
7. Als vertrouwelijkheid essentieel is, is videoconferentie wellicht niet de beste oplossing. Geen enkele conferentiedienst kan de veiligheid van uw informatie garanderen, dus overweeg alternatieven als u over bijzonder gevoelige onderwerpen moet praten. Overweeg of een bedrijfsservice uw bedrijf en klanten meer veiligheid zou bieden in plaats van gratis services die beschikbaar zijn voor het publiek. Als u teleconferenties houdt met een zorgverlener, vraag dan naar speciale telezorgconferentiediensten die mogelijk extra waarborgen bevatten om informatie privé te houden.
8. Voordat u een Conferencing Service gebruikt, dient u de belangrijkste bepalingen van het Privacybeleid van de Service door te nemen om te begrijpen hoe er met uw gegevens wordt omgegaan. Welke gegevens verzamelt de conferentiedienst over u? Beperkt het privacybeleid het bedrijf om uw gegevens te gebruiken voor andere doeleinden dan het aanbieden van hun conferentiediensten? Tot slot: deelt de Conferentiedienst uw gegevens met adverteerders of andere derde partijen?
9. Update uw videoconferentiesoftware. Naarmate zich beveiligingsproblemen voordoen, werken veel bedrijven voor videoconferenties hun software bij met patches en oplossingen. Daarom is het belangrijk dat uw bedrijf de verbeterde versie gebruikt. Accepteer uiteraard alleen updates rechtstreeks van de website van de dienst.
10. Bepaal de voorkeurspraktijken voor videoconferenties in uw bedrijf. Uw medewerkers doen hun best om de productiviteit op peil te houden in moeilijke tijden. Maar een goedbedoelende werknemer kan onbedoeld gevoelige gegevens in gevaar brengen door videoconferentiediensten in te schakelen die niet voldoen aan de privacy- of beveiligingsnormen van uw bedrijf, of die mogelijk volledig door malware worden gebruikt. Deel deze tien tips met uw team, stel bedrijfsbrede do’s en don’ts op voor videoconferenties en benadruk de noodzaak om de veiligere opties te kiezen bij het hosten van of deelnemen aan videoconferenties.