Sommige werkgevers zijn duidelijk over AI, bieden bonussen aan personeel dat er regelmatig gebruik van maakt en waarschuwen voor mogelijke disciplinaire maatregelen als er misbruik van wordt gemaakt.
Anderen zijn er niet in geslaagd zelfs maar minimale richtlijnen vast te stellen, waardoor veel werknemers in verwarring raken over de vraag hoe ze nieuwe instrumenten in hun werk moeten implementeren.
Het gebrek aan transparantie rondom het bedrijfsbeleid leidt ertoe dat medewerkers in het geheim persoonlijke generatieve AI-accounts beheren of ontdekken dat ze per ongeluk de regels hebben overtreden, aldus advocaten en arbeidsdeskundigen.
Het probleem dateert uit de begintijd toen bedrijven ‘mensen op agressieve wijze vertelden om AI niet te gebruiken uit angst voor het lekken van privégegevens’, zegt Joshua Wöhle, CEO van Mindstone, een online platform dat AI-training aanbiedt. “Het heeft een groot effect gehad op het feit dat mensen bang zijn om het te gebruiken.”
Zelfs nu werkgevers AI op de werkvloer sanctioneren, ‘blijft de kater lang aanhouden’, voegt hij eraan toe. Het resultaat is dat er “mensen zijn die er helemaal geen gebruik van maken. Of degenen die dat wel doen, gebruiken een privéaccount.” Hij waarschuwt dat het probleem “dramatisch groter” is dan veel leiders aannemen.
Jason Ross, arbeidspartner bij het Amerikaanse advocatenkantoor Wood Smith Henning & Berman, zegt dat hij is benaderd door managers die “diep bezorgd” zijn over “opzettelijke of eenvoudigweg onbedoelde nalatigheid” door personeel dat zich niet bewust is van de risico’s en de bedrijfsrichtlijnen. De meest voorkomende klacht van werkgevers, zegt hij, gaat over mensen die AI-tools gebruiken zonder ‘gepast toezicht en beoordeling’.
In de juridische sector zijn er spraakmakende zaken geweest die de regels van de rechtbank over de noodzaak om het gebruik van kunstmatige intelligentie openbaar te maken hebben overtreden en die hebben geresulteerd in “schaamte voor advocaten en firma’s, sancties, negatieve publiciteit, ongunstige uitkomsten voor cliënten, blootstelling aan beroepsaansprakelijkheid en aanzienlijke reputatieschade”, zegt hij. “Het kan ook ernstige disciplinaire gevolgen hebben voor de betrokken advocaat, waaronder baanverlies.” Een rechtbank in Californië heeft een boete opgelegd nadat een advocaat “valse juridische autoriteit uit AI-bronnen had gegenereerd”.
Sinead Casey, hoofd van de Britse werkgelegenheid bij advocatenkantoor Linklaters, verwacht dat er disciplinaire kwesties zullen ontstaan bij arbeidsrechtbanken. “Cliënten nemen (AI-misbruik) op in hun disciplinaire beleid. Het is vrij vroeg. Ik weet zeker dat het eraan komt.”
Om te voorkomen dat zaken naar dat niveau escaleren, wordt bedrijfsleiders geadviseerd een duidelijk beleid vast te stellen. Deze hebben doorgaans betrekking op “vertrouwelijkheid, risico’s van vooringenomenheid en discriminatie, de behoefte aan menselijke betrokkenheid en beoordeling, en gegevensbescherming en veiligheidskwesties”, zegt Casey. Ze moeten ook duidelijk maken welke AI-tools zijn toegestaan, voegt ze eraan toe, of de werknemer managers moet informeren wanneer tools worden gebruikt om taken uit te voeren, en duidelijk maken dat een inbreuk kan leiden tot disciplinaire maatregelen, tot en met ontslag.
Ross voegt eraan toe dat typisch ondernemingsbeleid over het algemeen “menselijke betrokkenheid van de basis vereist, en geen totale verplaatsing van AI-capaciteiten”. Ze moeten “controles dicteren over wat wel en niet in AI-systemen kan worden geladen en welke AI-tools of systemen werknemers wel en niet kunnen gebruiken”.
Anderen stellen voor om het beleid te versterken met een positieve toon van topbestuurders. “Als het management het doet en het gebruik ervan op een positieve manier benadrukt, sijpelt het door”, zegt Wöhle. Bedrijven moeten ook opgeleid personeel aanwijzen om voorbeelden van gebruiksscenario’s te geven en beleidsvragen te beantwoorden naarmate de technologie en toepassingen evolueren.
Cultuur is essentieel om de openbaarmaking van gen-AI-hulp aan te moedigen, voegt Wöhle eraan toe. “Is AI iets om te vieren of iets om te verbergen? Als je AI gebruikt, zijn mensen er dan trots op om AI te gebruiken om een resultaat te behalen? Of verbergen mensen het omdat ze bang zijn dat het de indruk zal wekken dat ze vals gespeeld hebben? Als het voor mensen onduidelijk is of ze gevierd zullen worden of erom zullen worden opgeroepen, dan zal dat leiden tot een betere adoptie en (openbaarmaking en) een winnaar.”
Dit jaar is er een wereldwijd onderzoek naar KPMG en de Universiteit van Melbourne met 48.340 professionals ontdekte dat 44 procent van de werknemers het beleid en de richtlijnen van de organisatie op het gebied van AI schendt, en 61 procent hun gebruik van AI-tools op de werkplek verbergt, terwijl meer dan de helft AI-inhoud als hun eigen inhoud doorgeeft.
Niale Cleobury, hoofd van de mondiale kunstmatige intelligentie bij KPMG, zegt: “We moeten positief zijn (en mensen het gevoel geven dat ze experimenteel kunnen zijn.” Dit kan bijvoorbeeld betekenen dat je in een teamoverleg bespreekt hoe AI wordt ingezet en ideeën deelt. “Ik wil het niet monitoren, maar ik wil weten hoe ze het hebben gebruikt.”
De uitdaging voor werkgevers is dat ze statische regels proberen te schrijven voor dynamische technologie, zegt Rohan Sathe, CEO van Nightfall AI, een cloudplatform voor gegevensbescherming. Hij is van mening dat werknemers het gebruik van kunstmatige intelligentie ‘niet proberen te verbergen’, maar ‘gewoon niet weten dat het een probleem is’, omdat de meeste organisaties geen duidelijk beleid hebben gecommuniceerd.
Hij adviseert werkgevers om realtime contextuele begeleiding te bieden via berichtenplatforms zoals Slack, e-mail of videogesprekken. “Een beleid dat in maart is geschreven, is in november achterhaald.”
Casey is het ermee eens dat het tempo van de ontwikkeling betekent dat AI-beleid niet één keer kan worden gemaakt en vervolgens ‘in een la kan worden gestopt’. “Dit is ongekend. Er (is) niets vergelijkbaars in termen van de snelle opkomst van generatie AI, maar ook (de implicaties ervan) op juridisch en HR.”
Ondanks de potentiële risico’s is 19 procent van de respondenten voorstander van Deloitte Onderzoek naar digitale consumententrends zei dat hun bedrijf geen beleid of richtlijnen had op het gebied van gen-AI, en 14 procent wist niet of hun bedrijf een beleid had. Uit een onderzoek van WalkMe, een SAP-bedrijf, bleek dat werknemers in het geheim AI-tools gebruikten omdat de door het bedrijf goedgekeurde opties van slechte kwaliteit waren.
Sommige bedrijven stellen bonussen in om een open en passend gebruik van kunstmatige intelligentie aan te moedigen.
Eén organisatie creëerde een scorebord dat $10.000 aanbood aan de werknemer die het hoogste aantal kwaliteitsvragen had ingediend en het meest innovatieve gebruik had goedgekeurd door collega’s. “De verloving was buitengewoon”, zegt Wöhle.
Emma Grede, mede-oprichter van Skims, het shapewear-bedrijf en denimmerk Good American, heeft gesproken beloning personeel met een “bonussysteem” voor het gebruik van AI om de productiviteit te verbeteren.
In april creëerde het advocatenkantoor Shoosmiths een bonus van DKK 1 miljoen. GBP om te delen onder de werknemers als ze een doelstelling van 1 miljoen bereiken. vragen gedurende het jaar. Ze zullen het enkele maanden eerder ontmoeten.
Medewerkers kunnen de Copilot van Microsoft gebruiken om documenten en prestatiebeoordelingen samen te vatten en aan te scherpen, maar mogen zich voor specifieke juridische vragen niet tot AI wenden.
Tony Randle, partner bij het kantoor, zegt: “Het is niet opgeleid om advocaat te worden. Het is heel geloofwaardig, maar dat is het absoluut niet. We moedigen mensen aan om het te gebruiken voor duidelijkheid, gevoel en beknoptheid.”
Het bedrijf onderzoekt ook juridische platforms die zijn ontworpen om advocaten te helpen bij hun taken. Maar het heeft een aantal duidelijke beperkingen. Shoosmiths is zich ervan bewust dat het verantwoorde gebruik van kunstmatige intelligentie zich uitstrekt tot het bewust zijn van de omgeving en Shoosmiths heeft het personeel verboden de technologie te gebruiken om beelden te produceren. “Het genereren van beelden met behulp van AI levert tien keer zoveel energie op als een op woorden gebaseerde output zou vereisen. We willen niet dat mensen hun energie verbranden.”
