Het weigeren van tandheelkundige claims is een van de grootste uitdagingen in de facturerings- en inkomstencyclus van tandheelkundige behandelingen
beheer. Eén enkele afgewezen tandartsverzekeringsclaim kan de cashflow verstoren en vertraging opleveren
terugbetalingen en creëert frustratie voor zowel tandartspraktijken als patiënten.
Volgens de National Association of Dental Plans heeft meer dan 70% van de Amerikanen dit
tandheelkundige zorgdiensten. Hoewel dit de toegang van patiënten tot zorg vergroot, geldt dat ook voor de tandartspraktijk
moet omgaan met complexe verzekeringsclaims. Wanneer een tandheelkundige claim wordt afgewezen, heeft dit gevolgen
omzet, administratieve werklast en patiënttevredenheid.
In deze gids worden de meest voorkomende redenen voor het weigeren van tandheelkundige claims uitgelegd – en hoe u dat kunt doen
de praktijk kan ze voorkomen.
Waarom tandheelkundige facturering anders is dan medische facturering
Tandheelkundige facturering kent unieke coderingsnormen, documentatievereisten en betalers
richtlijnen. Om het risico op weigering van claims voor een tandartsverzekering te verkleinen, moet elke claim de volgende zaken omvatten:
nauwkeurige en volledige informatie, zoals:
● Informatie over providerkosten
● Demografische gegevens van zorgverleners en patiënten
● Abonneegegevens
● Klinische opmerkingen
● Noodzakelijke bijlagen (röntgenfoto’s, parodontale grafieken, verhalen)
● Datum van eerste plaatsing (voor kronen, bruggen, etc.)
Raadpleeg de American Dental Association voor officiële factureringsinstructies.
Belangrijkste redenen voor het weigeren van tandheelkundige claims
1. Documentatiefouten
Een van de meest voorkomende redenen voor het weigeren van tandheelkundige claims is onjuist of onvolledig
documentatie. Meer dan 50% van de afgewezen claims is het gevolg van vormfouten.
Veel voorkomende documentatiefouten zijn onder meer:
● Onjuiste patiëntinformatie
● Ontbrekende abonneegegevens
● Onjuist belastingidentificatienummer (TIN) of werkgeversidentificatienummer (EIN)
● Ontbrekende klinische aantekeningen
● Onjuiste CDT-codes
● Het niet bijvoegen van de vereiste ondersteunende documenten
Hoe het te voorkomen:
Implementeer een checklist vóór indiening. Controleer de demografische gegevens van patiënten, of u in aanmerking komt voor een verzekering
benodigde documenten vóór indiening.
2. Ontbrekende röntgenfoto’s of ondersteunende bijlagen
Verzekeringsmaatschappijen weigeren vaak claims wanneer ondersteunende documentatie dat wel is
defecten – vooral röntgenfoto’s voor procedures zoals kronen, wortelkanalen en parodontitis
behandeling.
De California Dental Association beveelt het volgende aan:
● Inclusief een verhaal waarin de klinische noodzaak wordt uitgelegd
● Biedt duidelijk gemarkeerde röntgenfoto’s (naam en datum van de patiënt zichtbaar)
● Bevestiging van parodontale grafieken zoals vereist
● Indiening van gedrukte of digitale documentatie in door de betaler goedgekeurd formaat
Als u de medische noodzaak niet kunt rechtvaardigen, is terugbetaling onwaarschijnlijk.
3. Gebruik van verouderde declaratieformulieren
Verzekeringsmaatschappijen werken hun claimformulieren en elektronische indieningsnormen regelmatig bij.
Het indienen van verouderde tandheelkundige declaratieformulieren kan leiden tot automatische afwijzing of vertraging
verwerking.
Beste praktijken:
Controleer regelmatig de vereisten van de betaler en zorg ervoor dat uw praktijkbeheersoftware dat ook is
bijgewerkt om de huidige normen weer te geven.
4. Vertraagde indiening van vorderingen (tijdige indieningslimieten)
De meeste tandartsverzekeringen hebben een tijdige aanvraaglimiet, vaak 90 dagen vanaf de datum van de aanvraag
dienst. Het indienen van een claim na de deadline resulteert doorgaans in een afwijzing.
De indieningstermijnen variëren echter afhankelijk van de betaler.
Preventiestrategie:
● Train het receptie- en factureringspersoneel op het gebied van de tijdlijnen van de betalers
● Dien dagelijks of wekelijks claims in
● Houd verouderingsrapporten bij om gemiste deadlines te voorkomen
Tijdige naleving van aanvragen is van cruciaal belang voor het behoud van stabiele inkomsten uit tandartspraktijken.
5. Planbeperkingen en frequentiebeperkingen
Elke tandartsverzekering omvat:
● Jaarlijks maximum
● Maximale levensduur
● Frequentiebeperkingen (bijvoorbeeld twee schoonmaakbeurten per jaar)
● Leeftijdsbeperkingen
● Wachttijden
● Uitsluitingen
Voor sommige procedures, vooral grote of reconstructieve behandelingen, is voorafgaande toestemming vereist.
Het niet verifiëren van de uitkeringen voorafgaand aan de behandeling kan resulteren in geweigerde claims.
Actiestappen:
Voer vóór de behandeling altijd een verzekeringsverificatie uit en documenteer de voordelen
voorzichtig.
6. Problemen met de coördinatie van uitkeringen (COB).
Patiënten met dubbele dekking zorgen vaak voor complicaties tijdens casemanagement.
Als de uitkeringen niet worden gecoördineerd, kan de betaling worden uitgesteld of geweigerd.
Veel voorkomende COB-fouten zijn onder meer:
● Het niet indienen van een Uitleg Vergoedingen (EOB)
● Onjuiste primaire versus secundaire betalerinformatie
● Onvolledige verzekeringsgegevens
● Eerst indienen bij de verkeerde aanbieder
Oplossing:
Verzamel en verifieer beide polissen bij het eerste bezoek. Bevestig welke betaler de primaire betaler is
en dienovereenkomstig claims indienen.
Hoe u het aantal weigeringen van tandartsverzekeringsclaims kunt verminderen
Om uw goedkeuringspercentage voor uw tandletsel te verbeteren:
● Controleer of u verzekerd bent vóór de behandeling
● Gebruik de juiste CDT-codes
● Voeg de nodige röntgenfoto’s en verhalen toe
● Monitor verouderingsrapporten
● Blijf op de hoogte van de vereisten van betalers
● Train het personeel regelmatig over de beste praktijken op het gebied van tandheelkundige facturering
Een proactief facturatieproces verkort het aantal debiteurendagen aanzienlijk en verbetert
cashflow.
Moet u de tandheelkundige facturering uitbesteden?
Het intern afhandelen van tandartsverzekeringsclaims kan tijdrovend en complex zijn. Veel
praktijken kiezen ervoor om samen te werken met een tandheelkundig factureringsbedrijf om de efficiëntie te verbeteren en te verminderen
afwijzingspercentages.
Een professionele tandheelkundige factureringsservice kan:
● Beheer claiminzendingen
● Follow-up van afgewezen of lopende claims
● Beheer verzekeringsverificatie
● Reduceer AR-dagen
● Verbeter de algehele prestaties van de omzetcyclus
Door de tandheelkundige facturering uit te besteden, kunnen tandartsen en klinische teams zich terwijl ze bezig zijn, concentreren op de patiëntenzorg
specialisten beheren terugbetalingen en communicatie met betalers.
Laatste gedachten
Afwijzingen van tandheelkundige claims kunnen in de meeste gevallen worden voorkomen. Door de nauwkeurigheid van de documentatie te verbeteren,
het verifiëren van uitkeringen, het tijdig indienen van declaraties en het zorgen voor goede beslagen, uw praktijk
kan het aantal claimgoedkeuringen dramatisch toenemen.
Als uw tandartspraktijk kampt met frequente weigeringen, vertraagde terugbetalingen of
administratieve overhead, evaluatie van uw tandheelkundige factureringsworkflow – of samenwerking met
ervaren tandheelkundige factureringsprofessionals – kan de meest strategische volgende stap zijn.
Het terugdringen van het aantal afgewezen claims gaat niet alleen over compliance; het gaat over het beschermen van uw inkomen en
levert een naadloze patiëntervaring.
