Inc.com-columnist Alison Groen beantwoordt vragen over werkplek- en managementkwesties – alles van hoe om te gaan met een micromanaging-baas hoe u met iemand in uw team kunt praten over lichaamsgeur.
Hier volgt een samenvatting van de antwoorden op drie vragen van lezers.
1. Een nieuwe medewerker miste de vierde werkdag en zei: “Er is iets tussengekomen”
Dinsdag startte er een nieuwe medewerker. Die vrijdag werd ik wakker met een sms van mijn nieuwe huur van de avond ervoor en zei dat ze vrijdag niet bij me zou zijn, dat er iets was gebeurd en dat ze me maandag zou zien.
Het is een persoonlijke baan in een zakelijke omgeving. Ik respecteer volledig het recht van een persoon om ziek te worden, en ik vind dat niemand verplicht is om persoonlijke informatie te delen, maar ik heb ook niet het gevoel dat er ‘iets is gebeurd’, vooral niet op wat je vierde werkdag zou zijn.
Ik ben op zoek naar advies over waar ik mijn verwachtingen kan stellen (of deze persoon nu aan het trainen is of niet). Ga ik te ver als ik het gevoel heb dat “er iets is gebeurd” onvoldoende is? roept zich op als kersverse medewerker?
Groene antwoorden:
Je hebt het niet mis! ‘Er is iets tussengekomen’ is vreemd arrogant. ‘Ik ben ziek’ of ‘Ik heb een noodgeval in de familie’ (zonder verdere details te geven) zou allebei prima zijn, maar ‘er is iets tussengekomen’ klinkt alsof het zou kunnen zijn ‘mijn zus heeft gebeld en ik wil met haar praten’ of ‘iemand heeft me uitgenodigd om tetherball te spelen’. Het klinkt ook alsof ze het niet erg vindt om op haar vierde werkdag een beroep te doen, terwijl het normaal gesproken iets is dat mensen echt zouden proberen te vermijden, tenzij ze dat echt niet kunnen.
‘Er is iets tussengekomen’ kan prima zijn voor een vaste medewerker met een staat van dienst op het gebied van betrouwbaarheid (hoewel het nog steeds een beetje raar zou zijn), maar het is behoorlijk alarmerend voor iemand in de eerste week.
2. Een Zoom-oproep plannen om een sollicitant te screenen
Mijn vriend heeft gesolliciteerd en is doorgedrongen tot de laatste ronde voor een functie. Ze hoorde niets meer over de tijdlijn die ze tijdens het laatste interview hadden genoemd, dus ging ze ervan uit dat ze haar hadden doorgegeven en verder waren gegaan. Maar ze ontving onlangs een e-mail van hen met het verzoek om de volgende dag een Zoom te plannen. Klinkt veelbelovend, toch? Fout. Ze springt op Zoom (met video) en ze zeggen meteen: “Je bent geweldig, maar we hebben een andere kandidaat meegenomen en die heeft geaccepteerd.” Einde vergadering.
Is het gepast om een Zoom-oproep te plannen alleen maar om iemand af te wijzen? Ik heb het gevoel dat dat echt overdreven is en een beetje alsof je iemand vraagt om naar kantoor te komen, alleen maar om hem of haar af te wijzen. Ik had hoogstens het gevoel dat dit een snel telefoontje had kunnen zijn in plaats van het moeilijke spel van het op video staan. Ik wilde ook plannen. Zoom gaf haar de indruk dat ze een formeel aanbod gingen doen, dus om zo afgewezen te worden was dubbel pijnlijk omdat ze haar hoop had gevestigd.
Groene antwoorden:
Ja, het is niet goed! Ik weet zeker dat het niet de bedoeling was dat het vreselijk voor haar zou zijn, maar het neemt alle moeite weg afwijzingen van telefoongesprekken (de persoon krijgt hoop, moet dan ter plekke gracieus reageren op wat een verpletterende teleurstelling zou kunnen zijn) en voegt een vreselijke videowending toe (de persoon nam van tevoren voldoende tijd om er zeker van te zijn dat hij er professioneel uitzag, misschien make-up op, allemaal om een afwijzing te krijgen die via e-mail had kunnen worden afgeleverd).
Wanneer bedrijven dit doen, denken ze dat ze beleefd en respectvol zijn. ‘Ze heeft er tijd in gestoken’, zegt de gedachte, ‘en we zijn haar de hoffelijkheid van een echt gesprek verschuldigd.’ Sommige kandidaten geven er echt de voorkeur aan om op die manier afgewezen te worden… maar zoveel mensen vinden het vervelend dat het echt beter is om bij e-mail te blijven. U kunt een zeer vriendelijke, persoonlijke afwijzing per e-mail sturen. U kunt zelfs een notitie toevoegen waarin u aangeeft dat u graag wilt telefoneren als de persoon feedback wil, als u dat wilt aanbieden. Maar iemand face-to-face op video afgewezen krijgen is niet vriendelijk, wat de bedoelingen ook zijn.
3. Zo vertel ik mijn netwerk over een vacature
Mijn bedrijf probeert een aantal problemen op te lossen die we in het verleden hebben gehad met het personeelstekort: te veel mensen worden van binnenuit gepromoveerd naar functies waarvoor meer ervaring nodig is. Er is mij gevraagd contact op te nemen met mensen met wie ik in het verleden heb samengewerkt en die ik in deze rol zou aanbevelen.
Dit is een openbare post en ik doe dat graag, omdat zoveel mensen werkloos of onvoldoende werk hebben. Maar ik blijf hangen in de onhandigheid ervan. “Hallo! We hebben elkaar letterlijk vijf jaar niet gesproken, maar ik vroeg me af of je geïnteresseerd zou zijn in deze baan die ver onder je vaardigheden ligt, omdat het beter is dan waar je nu bent. Kijk eens naar dit bericht en laat het me weten als jij of deze andere jongens met wie ik geen contact heb, maar je misschien wel geïnteresseerd bent?” Kunt u een beter script voorstellen om een aanvraag tot aanmelding op te roepen?
Groene antwoorden:
De eenvoudigste manier om dat te doen is door gewoon te zeggen: “Ik probeer de vacature te verspreiden onder mensen die misschien zelf ook geïnteresseerd zijn of mensen kennen die dat wel zouden kunnen.” (Dit is ook de beste manier om dit te doen als je hoopt dat de ontvanger zelf zal solliciteren, maar je waarschijnlijk bij de manager zult ontkennen dat je niet hebt geprobeerd hem weg te halen, anders zouden er potentieel lastige gevolgen voor de relatie kunnen zijn.)
En wat betreft het vijf jaar niet hebben gesproken: het maakt niet uit! Professionele relaties hebben niet dezelfde regels als sociale relaties. In een professionele context is het prima om contact op te nemen met iemand die je al jaren niet meer hebt gesproken, omdat je een referentie nodig hebt, denkt dat hij of zij misschien geïnteresseerd is in een baan, enzovoort. Het wordt niet als onbeleefd beschouwd alleen maar omdat je in de tussentijd geen contact hebt gehouden.
Wilt u uw eigen vraag stellen? Stuur het naar alison@askamanager.org.
– Alison Groen
Dit artikel verscheen oorspronkelijk op Snel bedrijf’s zustersite, Inc.com.
Inc. is de stem van de Amerikaanse ondernemer. We inspireren, informeren en documenteren de meest fascinerende mensen in het bedrijfsleven: de risiconemers, innovators en ultragedreven doorzetters die de meest dynamische kracht in de Amerikaanse economie vertegenwoordigen.
