Velen die dit lezen, zijn oud genoeg om zich een tijd te herinneren waarin ze lange brieven aan hun dierbaren schreven.
Nog veel meer mensen herinneren zich dat toen e-mail voor het eerst werd geïntroduceerd, mensen vaak brieven van meerdere alinea’s naar hun vrienden schreven, waarin ze ideeën bespraken en diepgaande updates over hun leven boden.
Tegenwoordig schrijven niet alleen heel weinig mensen meer lange e-mails, maar vinden ze het vaak ook moeilijk om de korte e-mails die ze ontvangen te beantwoorden. Zelfs het blijven schrijven van een antwoord van 30 seconden op een sms-bericht wordt voortdurend uitgesteld.
Deze afname in het reageren op berichten kan worden herleid tot onze gestaag afnemende aandachtsspanne. In een tijd waarin we gewend zijn door inhoud en entertainment ter grootte van goudklompjes te scrollen, kan het gaan zitten om een taak uit te voeren omslachtig en vervelend aanvoelen.
We denken misschien ook dat we niet kunnen reageren op communicatie, omdat het digitale tijdperk het voor ons mogelijk heeft gemaakt om zo’n overweldigende hoeveelheid ervan te ontvangen. Maar daarin zijn we niet zo uniek als we denken.
Het is gemakkelijk te onderschatten hoezeer mensen in het tijdperk van het schrijven van brieven overspoeld werden met correspondentie; de hoeveelheid post die ze ontvingen en waarop ze moesten reageren, was soms omvangrijk. Thomas Jefferson beschreef zijn schema als gedomineerd door het beantwoorden van brieven; hij besteedde er elke dag uren aan, noemde het zijn levenslast, en merkte ooit op dat correspondentie alleen al voldoende was om hem er fulltime mee bezig te houden. Journalist HL Mencken, die elke brief die hij ontving beantwoordde, schreef er tijdens zijn leven meer dan 100.000.
Hoewel we niet meer geobsedeerd zijn door correspondentie dan voorgaande generaties, zouden we dat natuurlijk wel kunnen zijn gevoel op die manier, omdat we, in tegenstelling tot onze voorgangers, die hoogstens een paar keer per dag post kregen, elk uur dat we wakker zijn (en soms als we slapen) berichten ontvangen. Voeg dit gevoel van overstroming toe aan onze kortere aandachtsspanne, en het verklaart waarschijnlijk een deel van de reden waarom veel mensen moeite hebben om op de hoogte te blijven van hun berichten en contact met mensen op te nemen.
Maar er is nog een andere factor die een rol speelt.
Wij moderne mensen hebben de neiging om het reageren op e-mails en sms-berichten als ondergeschikt te beschouwen – iets dat op ad-hocbasis moet worden aangepakt; iets om in de gaten van de tijd te bereiken, tussen primaire taken, wanneer de stemming toeslaat. Maar in het verleden werd het beantwoorden van correspondentie gezien als een fundamentele sociale verplichting; een taak die deel uitmaakte van de dagelijkse routine. Mensen accepteerden dat het een fundamenteel onderdeel van het leven was en een aanzienlijk deel van hun tijd in beslag zou nemen. Ze beschouwden het niet als een occasionele taak, maar als een permanente blokkade in hun agenda.
Charles Darwin beantwoordde bijvoorbeeld elke brief die hij ontving, zelfs van een idioot; het onbeantwoord laten van een brief woog op hem. Om op de hoogte te blijven van de stapels post die hij ontving, hield Darwin zich gedurende de dag met twee tussenpozen bezig met ‘brieftijd’. Na een strak gecontroleerde werksessie van 90 minuten ’s ochtends ging hij om 9.30 uur de salon binnen en opende en las de ochtendpost met zijn gezin tot ongeveer om 10.30 uur Darwin zijn eigen post las en zijn vrouw de brieven van de familie hardop voorlas. Na de lunch ging hij in een grote stoel bij het vuur zitten, met een plank op zijn schoot die als bureau diende, en beantwoordde een uur of twee de brieven.
Veel vooraanstaande figuren, die vaak veel post ontvingen, plaatsten correspondentie aan het einde van hun dagelijkse routine. Mannen als Albert Einstein, Carl Jung, Richard Strauss, Igor Stravinsky en WB Yeats, die het als een noodzakelijke maar mentaal minder belastende taak zagen, beantwoordden hun mail in de middag nadat hun creatievere en cognitief veeleisende werk was voltooid.
Sommigen maakten er echt het sluitstuk van hun tijd van. Zowel Jefferson als John Adams hielden zich niet alleen ’s ochtends maar ook ’s avonds bezig met het schrijven van brieven. Dagboekschrijver Samuel Pepys ging om 12.00 uur naar bed om brieven te schrijven. Louis Armstrong beantwoordde zijn post laat in de avond na zijn shows terwijl hij Chinese afhaalmaaltijden at (zijn tweede favoriete eten na rode bonen en rijst).
Toen ze dat deden, was het beantwoorden van hun post iets waar veel mannen elke dag speciale tijd aan besteedden. We zouden moeten overwegen hetzelfde te doen: het nieuw leven inblazen van wat het ‘correspondentie-uur’ zou kunnen worden genoemd: een terugkerend moment in uw dagelijkse routine waarin u reageert op alle sms-berichten en e-mails (die echt een reactie nodig hebben – niet iedereen doet dat).
Omdat we in onze huidige tijd op elk moment, dag en nacht, berichten kunnen ontvangen, ontstaat het gevoel dat ze op een overeenkomstige, rollende en sporadische manier beantwoord moeten worden. Maar afgezien van e-mails en sms-berichten die dringender zijn, is het mogelijk om uw antwoord in één tijdsblok te consolideren.
De beproefde praktijk van het beantwoorden van communicatie aan het eind van de dag, wanneer uw belangrijkere werk is voltooid, kan verstandig zijn. Maar plan uw eigen correspondentiesessie op een tijdstip dat u uitkomt.
Een dergelijke batching zal mentale bandbreedte vrijmaken. Het voortdurend wisselen van de ene taak naar het verzenden van een bericht en het terugkeren naar de taak breekt je hersenen. Het zal waarschijnlijk ook uw efficiëntie vergroten bij het beantwoorden van al uw berichten, zodat uw correspondenten niet vastlopen en door kunnen gaan met hun werk en plannen.
Hoewel Jefferson zich soms verdiept voelde in het beantwoorden van brieven – hij reageerde zelf op de brieven van gewone burgers, of het nu schooljongens waren die advies zochten of boeren die begeleiding zochten – beschouwde hij deze daad als een burgerplicht, bijna een republikeinse verplichting. Hoewel het op de hoogte blijven van je berichten misschien niet helemaal het niveau van de niet-presidenten onder ons bereikt, is het nog steeds een waardige sociale beleefdheid. Het is een manier om een klasse-act te worden – en het opzetten van een correspondentieklas kan je daar brengen.
