Kleine bedrijven verliezen veel tijd bij het plannen van vergaderingen, en het probleem wordt door henzelf veroorzaakt.
Zoho Bookings werkt samen met riem’s werelds grootste mondiale onderzoeksmarktplaats, om een in kaart brengen in maart 2025 en vraagt hoe teams uit verschillende afdelingen en sectoren vergaderingen plannen, zowel intern als met klanten. Van de ruim 1.700 respondenten waren er 254 afkomstig uit in de VS gevestigde kleine bedrijven, gedefinieerd als minder dan 250 werknemers.
De resultaten brachten een verrassende hoeveelheid inefficiëntie aan het licht die nog steeds heerst onder kleine bedrijven. Ondanks het feit dat ze erkennen dat AI een nuttig planningsinstrument kan zijn en zich op hun gemak voelen met de technologie die deze taak overneemt, heeft de overgrote meerderheid van de MKB-respondenten specifieke planningssoftware volledig vermeden en in plaats daarvan de voorkeur gegeven aan oudere methoden die minder efficiënt zijn en gevoeliger voor mislukkingen.
Kleine bedrijven zouden deze onderzoeksgegevens moeten gebruiken als een wake-up call voor de waarde van technologie, vooral voor bedrijfskritische taken zoals planning. Hier is meer over wat de studie heeft gevonden:
Handmatig werk
Ondanks de technologische vooruitgang van de afgelopen jaren blijven kleine bedrijven vasthouden aan beproefde methoden voor het plannen van vergaderingen, ook al zijn deze manieren zeer ineffectief gebleken. Volgens het onderzoek gebruikt 72,8% van de MKB-respondenten voornamelijk e-mail om vergaderingen en afspraken te plannen, en gebruikt 57,1% telefoongesprekken.
Het proces begint met het verzamelen van de beschikbaarheid – een andere taak die nog niet is geoptimaliseerd door de meerderheid van de ondervraagde kleine bedrijven. Zoho en Cint ontdekten dat 51,6% van de kleine bedrijven e-mail- en berichtenapps gebruikt om de beschikbaarheid voor vergaderingen te controleren. En hoewel 48% een gedeeld agendadashboard gebruikt, controleert 43,3% nog steeds handmatig de tijd van hun collega’s.
Deze trends lijken meer geschikt voor een klein bedrijf dat zich in de beginfase bevindt, voordat te veel werknemers zich in de strijd mengen. Naarmate bedrijven groeien, doen ze er echter goed aan om af te stappen van deze tijdrovende methoden, wat vooral geldt voor kleine bedrijven. De middelen zijn zeer beperkt en de winstmarge is messcherp. Hoe minder tijd werknemers besteden aan het navigeren door omslachtige systemen, het doorzoeken van e-mailthreads of het opsporen van reacties, hoe beter.
Tijd te verspillen
Uit het onderzoek blijkt verder dat het plannen van vergaderingen ieders tijd in beslag neemt. Volgens de gegevens kon 46,5% van de respondenten vergaderingen in minder dan een uur plannen, maar de meerderheid deed dat niet: 28,4% zei dat het tussen de 1 en 6 uur duurde, 13,8% beweerde 6 tot 12 uur te duren en 8,3% deed er wel 24 uur over om iets in de boeken te krijgen.
Problemen met de planning zijn slechts het halve werk. Bijna de helft van de ondervraagden, 46,1%, beweerde dat het gedoe van heen-en-weer plannen de grootste tijdvreter is. Zodra bijeenkomsten zijn geboekt, zegt 34,7% dat no-shows een groot probleem zijn, ziet 31,9% dubbele boekingen als een grote uitdaging en heeft 23,6% te maken met ongelijke teamschema’s.
Het is niet zo dat vergaderingen voor kleine bedrijven slechts één keer per week plaatsvinden. De overgrote meerderheid van de handmatige planners, 68,7%, zegt dat ze 1 tot 5 afspraken per dag aanhouden, terwijl andere respondenten meer beweren. En naarmate bedrijven groter en complexer worden, is het waarschijnlijk dat er op een gemiddelde dag meer vergaderingen moeten worden gehouden.
De voordelen wegen nauwelijks op tegen de angsten
Een derde van de ondervraagde kleine bedrijven, 34,7%, zei dat ze speciale planningssoftware gebruiken, en deze bedrijven beweren talloze voordelen te hebben gezien. De top vijf was planningsautomatisering, vergaderbeheer, productiviteit van medewerkers, teamplanning en -coördinatie, en klantervaring. Dit alles draagt niet alleen bij aan het besparen van tijd, maar ook aan het ontwikkelen van een klein bedrijf in de kern.
Dit betekent niet dat alle kleine bedrijven die planningssoftware gebruiken rijk aan inhoud zijn. Slechts 18,2% van hen zei dat hun tool aan hun behoeften voldeed. Van degenen die niet dezelfde bewering konden doen, wil 40,9% dat er meer AI-mogelijkheden worden toegevoegd, 39,8% wil meer integraties en 37,5% wil betere klantenondersteuning.
De beschikbare softwareopties omvatten niet alles wat kleine bedrijven hopen te bereiken, maar de vraag bestaat nog steeds. Uit het onderzoek bleek dat 59% van de kleine bedrijven geloofde dat AI heel nuttig zou zijn voor het plannen van vergaderingen, en dat 28,4% neutraal stond tegenover het concept, omdat ze het misschien nog niet in actie hadden gezien. Bovendien was meer dan de helft van de MKB-respondenten, ongeveer 53%, op zijn gemak met het feit dat AI de planningstaken zou overnemen, hoewel 51,2% van de MKB-bedrijven vreesde dat AI-planning ervoor zou zorgen dat hun bedrijf de menselijke maat zou verliezen, en 41,3% was bang dat ze de controle over de besluitvorming zouden verliezen.
Succes plannen
De barrière voor de adoptie van AI in planningssoftware onder het MKB is niet technisch scepticisme; het is de angst dat automatisering ervoor zal zorgen dat een klein bedrijf zich minder als een klein bedrijf zal gaan voelen en de personalisatie en kameraadschap zal verliezen die ze zijn gaan waarderen.
Naarmate de AI-technologie evolueert en uitgroeit tot allerlei soorten software, zou de angst voor verloren autonomie moeten afnemen. Leveranciers vergroten de hoeveelheid context die hun AI-agenten ontvangen, waardoor ze ervoor zorgen dat beslissingen geworteld zijn in de realiteit van de werknemer, binnen de door managers opgestelde vangrails. Gecentraliseerde dashboards zorgen voor meer zichtbaarheid, waardoor wijzigingen kunnen worden aangebracht zodat het systeem best practices kan repliceren.
Uit het onderzoek blijkt dat kleine bedrijven zichzelf niet in de weg kunnen staan. Ze geloven dat planningssoftware tijd kan besparen en ervoor kan zorgen dat vergaderingen zo efficiënt mogelijk verlopen, maar velen moeten de sprong nog wagen en vertrouwen in plaats daarvan op verouderde methoden zoals e-mail, spreadsheets en eindeloze telefoontags. De groei van kleine bedrijven is sterk afhankelijk van teamwerk, en er is geen betere manier om samen te werken dan iedereen in dezelfde ruimte te hebben, virtueel of anderszins. AI-aangedreven vergadersoftware maakt het mogelijk.
Afbeelding via Envato
Dit artikel, “De belangrijkste planningstrends laten zien dat er terughoudendheid bestaat om efficiëntie te omarmen – en het is tijd voor verandering” werd voor het eerst gepubliceerd op Trends voor kleine bedrijven
