Vergaderingen in het Amerikaanse bedrijfsleven zijn mislukt – en gaan alleen maar verder achteruit. Wereldwijd zijn er mensen bij betrokken drie keer evenveel bijeenkomsten als vóór de pandemie, 60% van de vergaderingen is ad hoc en niet gepland 71% van de mensen multitaskt er regelmatig mee.
Wanneer slecht geleide vergaderingen de norm worden, beginnen mensen deze te zien als tijd van weinig waarde. Maar vergaderingen zijn een kans om de organisatiecultuur vorm te geven, en niet genoeg leiders maken daar gebruik van.
De meeste goed presterende teams bouwen sterke relaties op, tonen zorg voor de hele persoon, communiceren open en eerlijk, luisteren naar elkaar, verduidelijken processen en werken samen. Dit zijn allemaal gedragingen die iedereen tijdens vergaderingen kan vertonen, maar velen overwegen er geen prioriteit aan te geven.
3 tekenen dat uw vergaderingen opnieuw moeten worden ingesteld
Als je in een vergadering zit, zie je hoe de bedrijfscultuur echt is. Helaas zie ik herhaaldelijk drie belangrijke tekenen dat er bij uw bijeenkomsten sprake is van een cultuurprobleem.
- Uw vergaderingen zijn uitputtend en geven geen energie. Volgens onderzoek dat ik heb gedaanHet verliezen van de controle over uw planning is een van de grootste aanslagen op de energie van een manager. Met name overvolle planningen en ad-hocvergaderingen kunnen de werkzaamheden die u moet doen verstoren.
- Uw vergaderingen zijn transactioneel en niet relationeel. Transactionele bijeenkomsten zijn gericht op het downloaden van informatie zonder aandacht voor verbinding of samenwerking. Eén leider voert monologen over dichte dia’s, er is minimale discussie en alle anderen hebben hun laptop multitaskend. De deelnemers worden uitgecheckt en de verbinding wordt verbroken, en ze nemen niets weg.
- Uw vergaderingen hebben een giftige positiviteit, geen eerlijke communicatie. Toxische positiviteit lijkt op discussies waarin managers melden dat projecten, initiatieven of systemen op koers liggen, zelfs als zaken mislukken. Het resultaat is dat niemand bespreekt wat er werkelijk moet worden aangepakt om problemen op te lossen.
Klinkt dat bekend? Mogelijk moet u uw vergaderingen opnieuw ontwerpen. Leiders kunnen drie belangrijke acties ondernemen om hun vergaderingen een nieuwe vorm te geven – en daarbij hun teamcultuur opnieuw vorm te geven.
1. Opzettelijke energie voor vergaderingen
Voor persoonlijke vergaderingen moet u creatief zijn en de fysieke vergaderomgeving veranderen. Als u zich in een vergaderruimte bevindt, zet dan alle stoelen in een cirkel, zonder tafels of laptops. Teams ontmoeten elkaar op verschillende plekken, ook buiten. Staand of één-op-één wandelende vergaderingen.
Voor virtuele vergaderingen start u de vergadering met een check-in. Wat is één ding dat jou vandaag energie heeft gegeven? Praten over energie geeft energie aan de vergaderomgeving.
2. Geef prioriteit aan de verbinding bij het opstarten
Graaf dieper met betekenisvolle manieren om het team te vragen hoe het met ze gaat. Denk eens na over deze vragen:
- Hoe gaat het met iedereen op een schaal van 1 tot 10?
- Wat heeft jou onlangs vreugde gebracht?
- Op welk gebied heeft u de hulp van het team nodig?
3. Maak vergaderafspraken
Voeg vóór de vergadering een duidelijke verklaring toe in de uitnodiging over waar uw vergadering voor is: “Bespreek de KPI’s voor ons komende voorstel”, “om de feedback door te nemen tijdens onze maandelijkse klantcheck-in” en “bespreek de resultaten van onze projectoplevering, samen met wat de volgende keer beter zou kunnen werken” zijn allemaal goede plekken om te beginnen.
Wanneer de bijeenkomst arriveert, kan de facilitator controleren of er afstemming is en vergaderafspraken maken. Probeer deze vragen:
- Hoe willen wij graag verschijnen om het meeste uit onze bijeenkomst te halen?
- Hoe kunnen we het doel bereiken dat we zojuist hebben besproken?
- Welke afspraken kunnen we maken om tijdens de bijeenkomst betrokken te blijven?
De vragen creëren een container voor eerlijke communicatie tijdens de bijeenkomst. Ze nodigen iedereen uit om aanwezig te zijn, open te communiceren en eerlijk te zijn. Wanneer leiders inzien dat bijeenkomsten de teamcultuur weerspiegelen, kunnen ze hun aandacht verleggen naar de manier waarop elke bijeenkomst niet alleen een goed presterend team kan creëren, maar ook een goed presterende cultuur.
