Als uw bedrijf achtergrondinformatie ontvangt over potentiële werknemers, bent u waarschijnlijk gedekt Handel op eerlijke kredietinformatie. Voordat u een antecedentenonderzoek ontvangt, vereist de wet dat u bepaalde openbaarmakingen doet en toestemming van een potentiële werknemer verkrijgt. Is het tijd voor een FCRA-nalevingscontrole?
Achtergrondonderzoeksrapporten zijn ‘consumentenrapporten’ onder de FCRA wanneer ze dienen als een factor bij het bepalen of iemand in aanmerking komt voor werk, huisvesting, krediet, verzekering of andere doeleinden, en ze bevatten informatie ‘die betrekking heeft op de kredietwaardigheid, kredietwaardigheid, kredietcapaciteit, karakter, algemene reputatie, persoonlijke kenmerken of levensstijl van een consument.’
Als uw bedrijf antecedentenonderzoek gebruikt bij het nemen van aanwervingsbeslissingen, volgen hier enkele stappen die de FCRA van u verlangt:
- Voordat u een antecedentenonderzoek over een potentiële werknemer verkrijgt, moet u de persoon vertellen dat u van plan bent het rapport te verkrijgen en vervolgens diens schriftelijke toestemming verkrijgen om dit te doen.
- Als uit het antecedentenonderzoek iets blijkt dat ertoe kan leiden dat u besluit de persoon niet in dienst te nemen, moet u de persoon op de hoogte stellen van de resultaten van het rapport en hem/haar een kopie geven. Geef ze vervolgens voldoende tijd om het rapport te beoordelen, zodat ze eventuele onjuiste elementen kunnen betwisten.
- Als u uiteindelijk besluit een persoon niet in dienst te nemen, geheel of gedeeltelijk op basis van de inhoud van een antecedentenonderzoek, moet u die persoon op de hoogte stellen dat hij of zij niet is aangenomen vanwege ten minste een deel van de resultaten van het antecedentenonderzoek.
Bedrijven vragen vaak hoe ze de vereiste initiële openbaarmaking kunnen doen voordat ze het antecedentenonderzoek verkrijgen en de toestemming van de potentiële werknemer verkrijgen. Het is gemakkelijker dan je zou denken. Op grond van de FCRA moet u de potentiële werknemer een duidelijke en opvallende schriftelijke kennisgeving geven dat u van plan bent een achtergrondonderzoek over hem of haar te verkrijgen, en moet u de schriftelijke toestemming van de persoon verkrijgen die u toestemming geeft om het rapport op te stellen. Het is prima om de nodige informatie te plaatsen En uw verzoek om toestemming in één document. Zorg ervoor dat u duidelijke bewoordingen gebruikt die de potentiële werknemer zal begrijpen.
Sommige bedrijven slaan zichzelf in elkaar door ingewikkeld juridisch jargon te gebruiken of extra dankbetuigingen of disclaimers toe te voegen. Hier zijn enkele voorbeelden van dat soort dingen zou niet moeten staan in dit eenvoudige document:
- Voeg geen taal toe die de bedoeling heeft u te ontslaan van de verantwoordelijkheid voor het uitvoeren, verkrijgen of gebruiken van het antecedentenonderzoek.
- Voeg geen verklaring van de potentiële werknemer toe dat alle informatie in zijn of haar sollicitatie correct is.
- Verwijder alle bewoordingen die beweren dat de potentiële werknemer moet erkennen dat uw arbeidsbeslissingen gebaseerd zijn op legitieme, niet-discriminerende redenen.
- Schaf al te brede autorisaties af die het vrijgeven van informatie mogelijk maken waarvan de FCRA niet toestaat dat deze wordt opgenomen in een antecedentenonderzoek, bijvoorbeeld faillissementen die meer dan tien jaar oud zijn.
Deze extra’s maken het niet alleen moeilijker voor de potentiële werknemer om het hoofddoel van het document te begrijpen, maar kunnen ook in strijd zijn met de FCRA. Het toevoegen van andere erkenningen of vrijwaringen van aansprakelijkheid valt buiten het bereik van wat de FCRA in dit document toestaat. Als u aanvullende ontheffingen, autorisaties of informatie heeft die u aan potentiële werknemers wilt verstrekken, doe dit dan in een afzonderlijk document. Neem ze niet op in het FCRA-openbaarmakings- en goedkeuringsdocument.
Het komt hierop neer: het voldoen aan de openbaarmakingsvereisten van de FCRA voor het gebruik van antecedentenonderzoekrapporten is eenvoudig. Je kunt het in een paar zinnen doen. Voeg gewoon een eenvoudige, gemakkelijk te begrijpen mededeling toe dat u een achtergrondonderzoeksrapport ontvangt, misschien met een eenvoudige uitleg van welke informatie in het rapport zal worden opgenomen. Ook het verzoek om toestemming van de potentiële werknemer moet in duidelijke taal zijn gesteld.
Dat is het. Niets anders is vereist – en niets anders is toegestaan – door de FCRA.
Houd het simpel. Het is niet alleen een goed idee. Dat is de wet.
(Dit bericht is op 3 mei 2017 bijgewerkt om te verduidelijken dat dit initiële informatie vereist voordat bedrijven rapporten over achtergrondonderzoek verkrijgen.)
