Ontgrendel Editor’s Digest gratis
Roula Khalaf, redacteur van de FT, kiest haar favoriete verhalen in deze wekelijkse nieuwsbrief.
In deze tijd van het jaar kan de elektronische kalender eerder tiranniek dan nuttig aanvoelen als je jongleert met borrels, werkfeestjes en deadlines voor Kerstmis, terwijl je ook plant wanneer je de kalkoen moet ophalen en familieleden moet ontvangen.
Ik haat de mijne zo erg dat ik overweeg om volgend jaar weer een papieren dagboek te gaan gebruiken. Dit is geen bescheiden opschepperij over het feit dat je het druk hebt, maar een gil over een te ingewikkelde planning. De meesten van ons herkennen de e-mail heen en weer, schakelen tussen apps om meerdere keren in dagboeken bij te houden, of ontdekken een beller van een vergadering in een andere tijdzone, hebben 30 minuten gereserveerd om te chatten terwijl je eigenlijk in bed zou moeten liggen. Een in San Francisco gevestigde leidinggevende die ik ken, stuurde me herhaaldelijk een aantal dates via Calendly, allemaal om 18.00 uur. Ik heb hem geblokkeerd. Ik ben in ieder geval (nog) geen slachtoffer geworden van oplichters die phishing-links aan mijn agenda toevoegen.
De digitale kalender is een permanent onderdeel van het kantoorleven geworden, waar bedrijven zoals Google en nieuwere, kleinere tools zoals Motion en Reclaim bieden om de planning te stroomlijnen en te optimaliseren. Deze alomtegenwoordige gedeelde kalenders hebben een aantal interessante dynamieken aan de oppervlakte gebracht.
Wanneer teams toegang hebben tot elkaars planningen, kan dit helpen de tijd te beschermen, of kan het opdringerig worden, zoals een man op sociale media onthulde. Hij ontdekte dat zijn agenda niet privé was nadat zijn baas vroeg of ze vrijdag ‘de productintro mochten doen’ – op een moment dat de drukke medewerker zich had geblokkeerd om ‘een meid te krijgen’.
Patrick Lightbody probeert een aantal van deze problemen op te lossen met Reclaim.ai, de kunstmatige intelligentie-app die hij mede heeft opgericht en die belooft werk, vergaderingen en het leven te plannen. Hij zegt dat gedeelde elektronische agenda’s historisch gezien te lijden hebben onder een gebrek aan nuance, omdat ze niet in staat zijn aan te geven of er over een overeenkomst kan worden onderhandeld.
Sociale dynamiek – en spanningen – spelen onvermijdelijk een rol. Vanessa Ciccone, een sociaal wetenschapper aan de London School of Economics and Political Science, bestudeerde een organisatie die de standaardagenda’s van werknemers op ‘open’ zette, waardoor ze de mogelijkheid kregen om deze privé te maken. “Mensen waren grotendeels bereid te accepteren dat senior werknemers dingen te doen hadden die agendabescherming rechtvaardigden, terwijl niet-senior werknemers niet hetzelfde begripsniveau kregen.” Jonge werknemers die ervoor kozen hun agenda verborgen te houden, werden omschreven als “geheimzinnig” op verdenking van het verbergen van iets.
Open agenda’s kunnen helpen bij de logistiek als er bijvoorbeeld slechts twee mensen zijn geboekt voor het gebruik van een enorme vergaderruimte die gebruikt zou kunnen worden voor een grotere vergadering, merkt Ciccone op. De keerzijde is monitoring, waarbij managers de tijd van hun team in de gaten houden.
Er kunnen andere resultaten van een dergelijke transparantie zijn. Eén man gebruikte de agenda’s van collega’s, zoals Instagram, en scrolde “door de agenda’s van mensen zoals iemand door een sociale-mediasite zou scrollen”, zegt Ciccone. “Hij voelde zich door dit scrollen ook wel eens buitengesloten, waarbij hij af en toe na het werk een vergadering of een borrel vond waarvoor hij niet was uitgenodigd.”
Dan is er het etiket. Julian Givi, universitair hoofddocent marketing aan de West Virginia University, ontdekte dat een ‘misschien’-reactie op dagboekuitnodigingen door degenen die reageerden als vriendelijker werd gezien dan een hard ‘nee’; het was eigenlijk veel vervelender, waardoor het moeilijker werd om een feestje te plannen of een vergadering te regelen. “Hoewel een ‘misschien’ je flexibiliteit geeft, is het niet echt goed voor degenen die je hebben uitgenodigd”, zegt Givi. ‘Misschien voelen ze zich niet gerespecteerd omdat je ze in het ongewisse hebt gelaten.’
Hoewel mijn instinct is om terug te keren naar papieren dagboeken, zien de inspanningen van technologieliefhebbers om dergelijke problemen op te lossen er veelbelovend uit. Google’s Gemini is voor mij al nuttig gebleken door voorgestelde vergadertijden in mijn elektronische agenda in te voeren op basis van discussies in e-mailuitwisselingen.
“Op dit moment is je agenda een passief hulpmiddel waarmee anderen je tijd kunnen claimen”, zegt Louise Ballard, medeoprichter van Atheni, een AI-aangedreven coach die gebruikers helpt bij het navigeren door agenttools. “Binnenkort zullen AI-agenten het actief verdedigen, leren wanneer jij het beste denkt, de focustijd blokkeren en zelfs namens jou onderhandelen over vergadertijden. Ik zal mijn agent zeker trainen om de uren te beschermen die ik nodig heb om dingen voor elkaar te krijgen.”
Ze zegt dat de tijdvertraging bij het onderhandelen over schema’s met anderen door een agent kan worden verholpen, bijvoorbeeld door een toekomstige ontmoetingsdatum vast te stellen als reactie op een discussie op Zoom. “Tools als Motion doen dit al: automatisch je dag opnieuw plannen als plannen veranderen en diepe werkuren beschermen. We hebben het vorig jaar geprobeerd en het was niet briljant, maar de dingen gaan in een razend tempo.”
Lightbody zegt dat het vermogen van AI om verder te werken dan het simpele binaire getal van druk of inactief, transformatief zal zijn. “Je wilt eigenlijk meer een gespreksmodus hebben met iemands persoonlijke assistent, een digitale persoonlijke assistent.”
De toekomst, zegt Ballard, zal zijn ’twee agenten die onderhandelen over een plekje in hun dagboek terwijl jij met het eigenlijke werk bezig bent. Bevrijdend of angstaanjagend, afhankelijk van je standpunt.’
