Onderpresteren komt meestal tot uiting in de vorm van ontbrekende deadlines, werk van lage kwaliteit of een slechte houding. Dit wordt soms, maar niet altijd, ontdekt door een manager, die vervolgens een keuze moet maken: wanneer en hoe de onderprestatie aan te pakken.
Het probleem kan echter worden verergerd door te snel te handelen: er is vaak een sterke wens bij managers om aan de slag te gaan. Ze willen het kwaad stoppen, de rimpelingen stoppen en de situatie zo snel mogelijk oplossen. Maar vaak betekent dit dat ze aannames doen over de oorzaak van de ondermaatse prestaties en hoe ze dit kunnen verhelpen, zonder de tijd te nemen om de echte redenen achter de slechte prestaties te onderzoeken.
Het probleem kan ook worden verergerd door te langzaam te handelen: onderprestaties hebben de vervelende gewoonte om over te slaan. Of het nu bij collega’s het gevoel creëert dat deze lage standaard acceptabel is, of dat het betekent dat teamleden geïrriteerd zijn dat deze persoon ‘ermee wegkomt’ (en daardoor hun eigen inspanningen verminderen om een gevoel van ‘pariteit’ te creëren), het komt allemaal op dezelfde plek terecht: meer onderprestaties en een potentiële impact op de cultuur op de werkplek.
Ik heb SOLVE ontwikkeld, een model voor het oplossen van leiderschapsproblemen, om precies dit soort problemen aan te pakken: problemen die opgelost moeten worden, maar niet zo eenvoudig zijn als direct tot actie overgaan. Er moeten oorzaken worden vastgesteld, opties moeten worden overwogen, de context moet in overweging worden genomen. In het geval van ondermaatse prestaties werken de vijf stappen van het SOLVE-model als volgt:
S – Noem het probleem
Probeer in 1-2 zinnen uit te drukken wat het probleem lijkt te zijn en welk effect het heeft. Probeer specifiek te zijn over het zorgwekkende gedrag: “Ze zijn regelmatig te laat met het leveren van resultaten en aarzelen om hun mening te geven tijdens vergaderingen, waardoor hun invloed afneemt en ons team er onvoorbereid uitziet.”
O – Open de doos
Hier graven managers dieper in het probleem en proberen ze erachter te komen waarom deze situatie zich voordoet. Ik moedig ze aan om wat onderzoek te doen, en in dit geval moet het onderzoek zeker ook het praten met het teamlid in kwestie omvatten om erachter te komen wat er aan de hand is.
Bij ondermaatse prestaties onderzoek ik de volgende gebieden:
- Is hun werkdruk de laatste tijd toegenomen, omdat u hen meer taken heeft gegeven of omdat iemand anders dit zonder uw medeweten heeft gedaan?
- Worden ze gevraagd om werk te verrichten op een hoger niveau dan voorheen? Het kan zijn dat jij dit niet op dezelfde manier waarneemt als zij, dus het is de moeite waard om hen de vraag te stellen.
- Is er iets veranderd in hun persoonlijke leven? In sommige landen en bedrijfsculturen is het niet gepast om hier rechtstreeks naar te vragen, maar het kan geen kwaad om even stil te staan bij de vraag hoe het ‘in het algemeen’ gaat en te kijken of ze iets naar voren brengen.
- Vinden zij hun werk nog interessant? Is er iets veranderd waardoor hun waarden mogelijk niet meer op één lijn liggen met die van het bedrijf, of omgekeerd?
- Is de mate van duidelijkheid over wat er van hen wordt verwacht veranderd? Als de strategie van het bedrijf is veranderd, u een nieuwe manager bent of aan twee projecten werkt, zijn ze misschien gewoon in de war over wat ze moeten prioriteren en waarom.
L – Ontwerp uw oplossing
Op basis van wat je hebt ontdekt, kun je nu een nuttig antwoord creëren. Het kan bijvoorbeeld gaan om het stellen van duidelijkere prioriteiten, het aanpassen van de reikwijdte, of het helpen inzien van de waarde van hun werk. Managers moeten goed nadenken over wat passend is voor de context en het individu. Met deze zeer rommelige managementproblemen bestaat er niet zoiets als een one-size-fits-all oplossing. Bedenk eens hoe de omvang, branche en status van uw organisatie van invloed zijn op welke oplossingen zouden werken. Als het een teamprobleem is, welke invloed hebben jouw functie, omvang en subcultuur dan? En wat voor invloed heeft de achtergrond, persoonlijkheid en ervaring van de betrokkene op uw aanpak?
V – Ga verder
Hier beginnen leiders hun acties in de praktijk te brengen, terwijl ze onderweg uitkijken naar problemen, klaar om te veranderen. Het kan zijn dat wanneer de ondermaats presterende persoon acties begint uit te rollen om zijn prestaties te verbeteren, er verschillende factoren naar voren komen die belangrijk zijn om te overwegen. Een manager met wie ik onlangs heb samengewerkt, geloofde bijvoorbeeld dat de oplossing voor het terugtrekken van teams het verhogen van de beloningen was. Maar alleen al het noemen van beloningen zorgde ervoor dat een teamlid begon te klagen over de manier waarop dit bedrijf denkt dat je iemand kunt betalen. Het bleek dat, hoewel het teamlid dat nog niet eerder had gezegd, het meningsverschil eerder het gevolg was van verveling door het werk, dan van het gevoel niet beloond te worden. In plaats daarvan concentreerde de manager zich op het leveren van werk dat het teamlid als interessanter beschouwde, en hun betrokkenheid verbeterde snel.
E – Vergroot uw kennis
Het gaat erom de nieuwe vaardigheden en kennis die je hebt opgedaan te gebruiken om nog meer positieve impact te creëren. Als u bijvoorbeeld meer heeft geleerd over hoe u teamleden kunt helpen hun werklast te beheersen, kunt u dit dan delen met andere managers die teams overbelast hebben?
Ik geloof, en heb door mijn werk gezien, dat het SOLVE-model een betekenisvol verschil kan maken bij het omgaan met ondermaatse prestaties (en ook bij veel andere soorten managementproblemen).
Managers met wie ik werk als het gaat om onderprestaties van medewerkers profiteren van de aanmoediging om het rustiger aan te doen, de situatie duidelijk in kaart te brengen en vervolgens een oplossing te kiezen die bij hun context past. Ze stellen het ook op prijs om tijdens de Elevate-fase te zien hoe ze ervoor kunnen zorgen dat de tijd die ze hebben besteed aan het oplossen van dit probleem niet wordt verspild. Ze hebben vaardigheden en benaderingen ontwikkeld die hen en anderen in de toekomst zullen blijven helpen.
Het SOLVE-framework stelde een manager met wie ik onlangs werkte in staat om precies uit te leggen waarom hun subteams niet presteerden, door het probleem op individuele basis te bekijken en met gerichte oplossingen te komen. Belangrijk is dat ze hun vaardigheden ook konden gebruiken om andere managementteams in het bedrijf te helpen, waardoor de impact die hun zorgvuldige omgang met ondermaatse prestaties op hun bedrijf had, nog groter werd.
Als u graag een kwestie van ondermaats presteren wilt aanpakken, raad ik u aan de vijf fasen te doorlopen en te zien welke positieve impact deze kunnen hebben op uw team en dus op uw leiderschap.
Deadline van Fast Company Wereldveranderende ideeënprijzen is vrijdag 14 november om 23:59 uur PT. Solliciteer vandaag nog.
