Toen Estefania Angel een paar maanden geleden begon te werken als uitvoerend assistent bij een groot technologiebedrijf, merkte ze iets dat contra-intuïtief was: terwijl het de taak van haar bedrijf was om andere bedrijven te helpen opzetten. AI Om hun interne taken te stroomlijnen, gebruikte haar bedrijf deze systemen zelf niet intern.
Met behulp van AI-apps in Slack, Outlook en Google om verschillende taken bij te houden en collega’s te pingen, trok Angel de aandacht van zijn superieuren. Eén van hen vroeg Angel zelfs om haar te leren hoe ze kunstmatige intelligentie op het werk kon gebruiken.
“We zijn begonnen met het volgen van een heel project waar ze aan werkte”, zegt Angel, die als uitvoerend assistent (EA) werkt bij EA-dienstenbedrijf Viva Talent, dat de workflow van het project stroomlijnt.
Dat was nog maar de eerste stap. Uiteindelijk, door Angel’s gebruik van AI om een verscheidenheid aan kantoortaken steeds efficiënter te maken, begonnen steeds meer van haar collega’s deze door AI aangedreven processen over te nemen totdat het de bedrijfsnorm werd.
Het waren niet de bedrijfsleiders die de adoptie van AI stimuleerden, maar eerder laaggeplaatste, autodidactische werknemers die ervoor zorgden dat AI-gebruiksscenario’s doorsijpelden.
Deze bottom-up AI-adoptie volgt bredere trends: Vorig jaar McKinsey gevonden dat “de grootste barrière voor schaalvergroting (AI) niet werknemers zijn – die er klaar voor zijn – maar managers die niet snel genoeg beheren.” McKinsey-onderzoekers ondervroegen 3.613 werknemers en 238 leidinggevenden op C-niveau en ontdekten dat laatstgenoemden ernstig onderschatten hoeveel eerstgenoemden AI gebruiken. C-suite managers waren bijvoorbeeld van mening dat 4% van de werknemers gen-AI gebruikte voor ten minste 30% van hun werk, terwijl het zelfgerapporteerde percentage van werknemers drie keer hoger was.
Hoewel EA’s grote aanjagers kunnen zijn van AI die doorsijpelt naar leidinggevenden vanwege hun nabijheid, praten bronnen met hen Snel bedrijf merkte op hoe recruiters, datawerkers, individuele contribuanten (IC)-codeurs, projectcoördinatoren en zelfs functionarissen hebben geleid tot een wijdverspreide adoptie van AI binnen hun organisaties.
Managers zijn grotendeels niet degenen die in de frontlinie van AI op het werk staan. Werknemers die zich bezighouden met dagelijkse taken stimuleren de AI-adoptie van hun bedrijven – van onderop.
“Een wilde gamechanger”
Bij HR-softwarebedrijf Justworks in New York is een IC onlangs begonnen met het gebruik van een AI-agent die de codeopslagplaatsen van het bedrijf onderzoekt op mogelijke bugs. Wanneer het een waarschijnlijk probleem vindt, rapporteert het terug aan een andere AI-agent, die een aantal QA-tests uitvoert en, als het een bug detecteert, een verzoek om een oplossing opent.
Die IC automatiseerde uiteindelijk “zo’n 80% van het oproepproces voor zijn team”, zegt Ryan Taylor, senior engineering manager van Justworks. Het is een ‘wild game changer’ geweest, voegt Taylor eraan toe. Wat begon als ‘slechts een experiment’ van IC, is nu iets wat zijn team breder wil uitrollen binnen het bedrijf.
Cortney Hickey, executive operations director bij automatiseringssoftwarebedrijf Zapier, zegt dat zij en haar collega’s “onze leiders op vele manieren hebben beïnvloed” op het gebied van AI, bijvoorbeeld door te ontwerpen hoe beslissingen door de hele organisatie worden genomen. Zo heeft het rekruteringsteam van Zapier “veel gedaan met AI, dat ook is doorgesijpeld”, inclusief hoe de bedrijfsinstructies worden gegenereerd.
Chris Morrison, die in 2017 begon als klerk bij de luxe supermarktketen Erewhon in Los Angeles, eindigde uiteindelijk ontwikkel AI-systemen die nu de gegevens van het hele bedrijf verzamelen. Omdat hij goed was in zijn baan als bediende, werd hij al snel gepromoveerd tot CEO van het bedrijf, die “langzaam begon te beseffen dat ik goed was met computers”, zegt Morrison.
Nadat hij ervaring had opgedaan in veel van de winkels van Erewhon, begon Morrison minder te rijden en meer samen te werken met de EA van de CEO om pijplijnen en databases voor Erewhon te creëren, waarbij hij AI gebruikte om taken te automatiseren en te stroomlijnen op basis van zijn kennis van de activiteiten van het bedrijf.
Deze pijpleidingen verspreidden zich naar buiten naar collega’s en naar boven naar superieuren. Tegenwoordig is Morrison bedrijfsanalist en AI-leider bij Erewhon.
Laarzen op de grond
Het is niet meer dan normaal dat AI-functies in een bedrijf van onderaf naar boven bewegen, omdat werknemers hun domein beter kennen dan de mensen die er toezicht op houden.
Bij Justworks heeft Taylor gezien dat “veel AI-initiatieven voortkomen uit goedkope experimenten met snelle iteratie”, zegt hij. Het is gemakkelijk om met AI te spelen om te zien hoe het uw werkdag gemakkelijker kan maken, en als iets werkt, hebben anderen op kantoor de neiging dit op te merken en het zelfs zelf te gaan gebruiken.
“In deze ondersteunende of operationele rollen ontdek je gewoon de wrijving”, zegt Hickey van Zapier. Wanneer zij en haar collega’s dat doen, beginnen ze met het testen van AI-oplossingen. “Uiteindelijk test je het met een manager en die zegt: ‘Ik wil hier meer van.'”
Jodie Mears, een in het Verenigd Koninkrijk gevestigde EA bij Bentley Systems, een bedrijf voor de ontwikkeling van infrastructuursoftware, begeleidt EA’s over de hele wereld. Ze heeft echter gehoord dat veel managers van haar leerlingen niet willen dat ze kunstmatige intelligentie gebruiken. “Ze hebben het gevoel dat het vals spelen is”, zegt Mears in plaats van te stroomlijnen. Toch zegt ze dat het de beste praktijk is om uw gebruik van AI als werknemer niet te verbergen.
Werknemers “zullen worstelen tussen het niet willen toegeven dat ze AI of automatisering hebben gebruikt om hun rol te versnellen, uit angst hun traditionele taken te deprioriteren of te verlagen”, zegt Mears. Hoewel sommigen vrezen dat werknemers die AI inhuren om een aantal van hun functies over te nemen een existentiële bedreiging vormen voor hun rol, kan het hen juist waardevoller maken. Ze worden “de vertaallaag tussen de tools en de manier waarop ze met het management samenwerken”, zegt Hickey.
Zoals Phineas Tatar, mede-oprichter van Viva Talent, het verwoordt: “Mijn EA leert me voortdurend nieuwe dingen. Vooral als het gaat om alles wat met AI te maken heeft.” Hij zegt bijvoorbeeld dat zijn EA hem heeft geholpen de voorbereidingstijd voor vergaderingen terug te brengen van 30 minuten naar slechts twee minuten, dankzij door AI gegenereerde instructies vóór de vergadering.
“Laat me er een stukje van hebben”
Hoewel zoveel AI-ondersteunde workflows hun oorsprong vinden in de C-suite, kunnen leidinggevenden en managers productief deelnemen aan AI-iteraties van werknemers. Begin dit jaar merkte Justworks dat hogere groepen AI gretig omarmden en besloot dit proces aan te moedigen door hen kleine budgetten te geven die ze konden besteden aan hun experimenten met AI-producten.
“Bedrijfsleiders beginnen met empowerment en zeggen: ‘Dit is een zaak van de sector. We hebben jou nodig om hierop in te gaan. Hier is een budget’, zegt Taylor. Leidinggevenden merkten op dat deze ontwikkeling de moeite waard was om te financieren, “maar de daadwerkelijke implementatie en verandering moet grotendeels van de IC’s en de laarzen ter plaatse komen.”
In maart organiseerde Justworks een interne hackathon waarbij werknemers werden aangemoedigd om “te doen wat ze willen, maar je moet het wel bouwen met behulp van AI”, zegt Taylor, wat resulteerde in een aantal nuttige implementaties, zoals de mogelijkheid om specifieke, consistente informatie te extraheren uit een verscheidenheid aan documenten met verschillende formaten (zoals een aantal cv’s).
Op dezelfde manier organiseerde Zapier een bedrijfsbrede hackathon waarbij werknemers werden aangemoedigd om een week lang met AI te bouwen en vervolgens hun werk te delen. “Leidinggevenden spelen een belangrijke rol op het gebied van empowerment, maar ik denk niet dat zij noodzakelijkerwijs degenen zijn die in de fundamentele manieren van werken voorzien”, zegt Hickey.
Voor Mears is de aanmoediging op een hoger niveau over haar gebruik van AI gekomen in de vorm van lof en goedkeurende knikjes. Medewerkers delen hun AI-innovaties ook in een speciale chat. “De aanwijzingen die worden gedeeld zijn echt heel stimulerend”, zegt Mears. Teamleden inspireren en adopteren elkaars AI-implementaties. En bij bijna elke AI-tool die ze gebruikt, vraagt haar baas zich af: “Laat me zien wat je hebt gedaan om tijd vrij te maken. Maak er een voor mij.”
“Je hoeft geen speciale IT-expert te zijn om dit te gebruiken”, voegt ze eraan toe. “Ik denk dat dit de grootste openbaring is die naar de C-suite doorsijpelt: ‘Wauw, mijn EA doet het. Laat mij er een stukje van hebben.'”
