Dit door AI aangestuurde spiekbriefje lost vier van de grote alledaagse problemen op

Je hebt het evangelie gehoord: AI gaat alles veranderen. Goed, geweldig, schitterend.

Maar als je een deadline en 80 ongelezen e-mails tegenkomt, heb je geen filosofie nodig, maar een spiekbriefje.

De snelste manier om AI onder de knie te krijgen is niet door naar lezingen te kijken, maar door een manier te vinden om een ​​uur lachen te vervangen door een prompt van 10 seconden. Hier zijn vijf specifieke, herhaalbare manieren om uw meest tijdrovende professionele taken te automatiseren.

Pak uw favoriete chatbot (Gemini, ChatGPT, Claude, Copilot – wat uw boot ook drijft) en laten we aan de slag gaan.

Schrijven

Starend naar een lege pagina. Saaie, formele eerste versies. Genoeg.

Je bent een professional. U moet geen uur besteden aan het opstellen van een e-mail aan een klant of het schrijven van de eerste drie paragrafen van een rapport. Het is gruntwerk.

Beheers in plaats daarvan “op beperkingen gebaseerde aanwijzingen”. Hier vertel je de AI precies wat hij moet schrijven en hoe hij het moet schrijven, waardoor hij wordt gedwongen jouw specifieke, professionele regels te volgen.

Hier is een snel voorbeeld:

“Je bent een (functietitel). Stel een (documenttype (memo, e-mail, etc.)) op voor (publiek). De toon moet (toon) zijn. De drie belangrijkste dingen zijn (noem drie specifieke opsommingen). De laatste memo moet over (lengte in woorden) gaan en een onderwerpregel bevatten.’

Actiepunten na de bijeenkomst

Op zoek naar lange transcripties en vergadernotities voor actiepunten?

Je doet het verkeerd. Laat de AI het zware werk van de synthese doen.

Het is tijd om te profiteren van “op levering gebaseerde aanwijzingen”. In plaats van om een ​​samenvatting te vragen, kunt u de AI vragen om specifieke, gestructureerde uitvoer te produceren uit een grote hoeveelheid tekst, zoals een transcriptie van een vergadering of een compacte pdf.

Bijvoorbeeld:

“Analyseer het volgende (transcript/document van de vergadering). Vat niet de hele tekst samen. Produceer in plaats daarvan drie verschillende resultaten: 1) Een tabel met alle actiepunten, de verantwoordelijke persoon en de genoemde deadline. 2) Een lijst met drie open vragen die niet zijn opgelost. 3) Een korte e-mailonderwerpregel van twee zinnen voor de follow-up.”

In minder dan een minuut kunt u ruwe gegevens omzetten in een overzichtelijke, actiegerichte takenlijst.

Onderzoek

Om van generatieve AI een echte, vertrouwde onderzoeksassistent te maken die informatie verspreid over meerdere werkbestanden kan doorzoeken en ernaar kan verwijzen, is het gebruik van tools nodig waarmee u uw eigen inhoud kunt uploaden, zoals die van Google Notitieboekje LM of vergelijkbare functies op andere platforms.

Dit heet ‘contextuele verankering’ en het gaat om het uploaden van een handvol jaarverslagen, projectdocumenten of omvangrijke onderzoeksbestanden. Informeer eerst bij uw organisatie of hier regels tegen bestaan.

Hier is een prompt die u kunt gebruiken:

“Alleen op basis van de geüploade documenten, wat is de grootste discrepantie tussen de omzetprognose voor het vierde kwartaal van 2024 (uit document A) en het werkelijke eerste kwartaal van 2025? marketing gebruiken (uit document C)? Leg de leemte uit in drie opsommingen, verwijzend naar het specifieke document waarin de informatie werd gevonden.”

Hierdoor kunt u niet langer afhankelijk zijn van de algemene kennis van de AI en deze gaan gebruiken als een hyperefficiënte analist voor uw eigen privégegevens, waardoor inzichten worden gegenereerd die uren duren om zelf te bedenken.

Brainstormen

Dankzij AI is het niet meer zoals vroeger om tegen een creatieve muur aan te lopen of het slachtoffer te worden van groepsdenken tijdens het brainstormen.

Terwijl je brein lineair denkt, kan AI exponentieel denken – maar je moet het dwingen zijn werk te laten zien.

Gebruik ‘kritische redenering’, ook wel ‘gedachteketen’ genoemd. Dit dwingt de AI om te debatteren, kritiek te leveren en alternatieven te verkennen voordat hij tot een antwoord komt.

Een voorbeeld van een promptformule:

“Ik heb een idee voor een nieuwe productfunctie: (beschrijf de functie). Voordat u er een naam voor voorstelt, eerst: 1) Handel als een sceptische klant en geef drie redenen waarom deze functie nutteloos is. 2) Handel als concurrent en noem drie manieren waarop ze de functie gemakkelijk kunnen kopiëren en neutraliseren. 3) Stel pas na deze twee stappen drie verschillende namen voor ten behoeve van de functie.”

Dit dwingt de AI om als constructieve tegenstander op te treden, waardoor je veel sneller tot een beter en robuuster idee komt.