Hoe je AI kunt gebruiken om een ​​flashteam samen te stellen

1. Er zijn overal en altijd experts

Een van de grootste mentaliteitsveranderingen voor flashteams is de erkenning dat er voldoende expertise is. Managers zijn getraind om dat te denken werkgelegenheid een expert doet weken over vacatures, sollicitatiegesprekken en goedkeuringen. Maar welke expertise u ook nodig heeft, u heeft er waarschijnlijk binnen enkele minuten toegang toe, en niet binnen maanden.

Een oprichter van een start-up ter waarde van $ 35 miljoen vertelde ons dat hij een klant had die opnieuw moest bedenken hoe hij een geliefde speelgoedtruck kon verkopen nadat hun winkels waren gesloten. Met behulp van de flashteam-aanpak vond hij snel een voormalige McKinsey-partner in de detailhandel, iemand van Toys R Us business development en een inkoopexpert van Amazon. Ze hadden elkaar nog nooit eerder ontmoet, maar ze presteerden zo goed dat de klant hen opnieuw inhuurde om de uitvoering te verzorgen.

We hebben dezelfde snelheid laten zien in onze klaslokalen. Ik heb de studenten gevraagd een professionele ontwerper van Upwork in te huren en binnen 80 minuten een teamlogo te laten maken. Iedere keer hebben ze het gedaan.

“Technologie verlaagt de transactiekosten door deskundigen te vinden, te onderzoeken en in te schakelen.”

Managers kunnen er niet langer vanuit gaan dat talent een knelpunt is. Wanneer je het herkent deskundige overvloedje kunt projecten anders gaan ontwerpen: grotere uitdagingen aangaan, sneller experimenteren en expertise inschakelen op het moment dat dat nodig is. Hierdoor verschuiven managers van het vrezen van schaars of moeilijk te vinden talent naar het orkestreren van overvloedig talent.

Dit is mogelijk omdat moderne online arbeidsmarkten en digitale platforms de infrastructuur vormen. Ze bieden toegang tot miljoenen professionals over de hele wereld, reputatiesystemen die u helpen de kwaliteit te beoordelen, en snelle contract- en betalingssystemen die wrijving wegnemen. Technologie verlaagt de transactiekosten door experts te vinden, te onderzoeken en bijeen te roepen, zodat managers kunnen reageren op de overvloed die al beschikbaar is. We leven in een economie met een overvloed aan experts. Met de juiste mindset en de juiste tools kun je de juiste mensen op het juiste moment samenbrengen.

2. AI kan je helpen bij het ontwerpen van teams en organisaties

Het mooie van het hebben van flashteams is dat je, omdat ze met behulp van computers zijn gemaakt, plotseling de mogelijkheid hebt van AI om je organisatie te helpen ontwerpen: hoe je personeel moet inzetten, hoe je moet samenwerken en wanneer je je moet aanpassen. Als gevolg hiervan kunnen we veel problemen oplossen die organisatorische en bestuurlijke blinde vlekken zijn. We hebben het hier niet over theorie, maar over praktische knoppen die managers doorgaans op tafel laten liggen.

AI kan invloed hebben op de manier waarop onze teams en organisaties zijn gestructureerd en functioneren:

• Hoe moet dit team samenwerken?
• Moeten we horizontaal management voeren of een steile hiërarchie afdwingen?
• Wie zouden eigenlijk in dit team moeten zitten, of passen zij bij dit project?

Veel van de beslissingen die nodig zijn om een ​​effectief team op te bouwen, kunnen worden ondersteund door AI-inzichten. Als mensen hebben we de neiging om te weinig te onderzoeken. We proberen niet genoeg opties. We proberen een paar verschillende dingen, kijken wat lijkt te werken, en dan zeggen we: “Ja, dat ziet er goed uit.” Maar zo komen we in een sleur terecht.

Met AI plus flashteams instrumenteer je de basis en geef je het systeem toestemming om kleine experimenten voor te stellen, zoals:

• Probeer deze week een Direct Responsible Individual (DRI) voor beslissingen.
• Roteer een lid om nieuwe ogen te krijgen.
• Verkort stand-ups en voeg een asynchrone midweekcheck toe.

Als het verbetering oplevert, leert de AI dit te behouden; als het niet helpt, kan de AI het weggooien. Naarmate mensen zich aanmelden of zich afmelden, passen de aanbevelingen zich aan. Dit soort dingen geven ons bestuurlijke superkrachten. AI-ondersteunde flashteams kunnen dit mogelijk maken.

3. Managementklassiekers zijn nog steeds klassiekers – alleen opnieuw bedacht.

In sommige opzichten klinken flashteams als iets geheel nieuws – on-demand experts, AI-tools, dynamische organigrammen – maar de managementklassiekers zijn nog steeds klassiekers. Ze zien er gewoon een beetje anders uit in deze nieuwe wereld.

Neem projectmanagement. In ons onderzoek hebben we honderden flashteams bestudeerd. De beste teams slaagden niet alleen omdat ze over de juiste experts beschikten. Het lukte omdat een teamleider ervoor zorgde dat de stukken bij elkaar kwamen: gesynchroniseerde overdrachten, de informatie transparant hield en ervoor zorgde dat de visie van de klant verbonden bleef met de dagelijkse werkzaamheden van het team. Eén ingenieur vertelde ons ronduit: “De PM (projectmanager) maakt of breekt het team.”

Of leiderschap. In een van onze experimenten, toen een klant halverwege het project plotseling de eisen veranderde, waren de teams die floreerden niet de teams met de meest flitsende experts. Dit waren de momenten waarop een leider tussenbeide kwam om verschillende perspectieven te integreren, prioriteiten in evenwicht te brengen en de groep te helpen zich snel aan te passen. Leiderschap – het vermogen om te inspireren, te coördineren en zich aan te passen – is nog steeds van belang, misschien wel meer dan ooit.

“Flashteams blazen tijdloze leiderschapsvaardigheden nieuw leven in.”

En integratie. Zelfs met een grote rolhelderheid komt er elke dag onverwachte complexiteit naar voren. Iemand levert niets op, of twee rollen conflicteren, of het werk wordt rommelig. Dat is het resterende complexiteit die alleen leiders kunnen oplossen. In één geval had een team dat gedichten schreef voor een kaartspel mooie maar inconsistente resultaten. Al snel verheven ze één persoon tot de rol van Chief Poetry Officer voor een dag – net lang genoeg om de delen tot een samenhangend geheel te integreren. Het is een nieuwe hiërarchie: tijdelijk, licht, maar beslissend.

Met flashteams ondersteunen digitale tools klassieke managementfuncties. Platforms zoals Slack of projectdashboards geven managers realtime inzicht in het hele team. Met AI-compatibele systemen kunnen managers zien wanneer overdrachten mislukken, workflowaanpassingen aanbevelen of zelfs verschillende teamconfiguraties simuleren voordat u zich vastlegt. De menselijke kunsten zoals leiderschap, integratie en projectmanagement worden versterkt.

Flash-teams blazen tijdloze leiderschapsvaardigheden nieuw leven in. De tools mogen dan modern zijn, maar de basis – helder leiderschap, goede coördinatie, goed doordachte integratie – is nog steeds wat een team maakt of breekt.

4. AI-orgsimulaties en organisatorische ‘wat als’-vragen.

Flash-teams bieden deze ongelooflijke kans om een ​​‘wat als-machine’ te hebben:

• Wat als we het team op deze manier zouden organiseren? Zou het team beter of slechter presteren?
• Wat als we deze persoon in het team zouden betrekken? Zou dat helpen?
• Wat als we ons in twee kleinere eenheden splitsen? Zouden we sneller handelen en betere beslissingen nemen?

Stel je voor dat je een manager bent en snel een concreet voorproefje krijgt van wat er zou kunnen gebeuren: wat er mis zou kunnen gaan, wat waarschijnlijk beter zou worden en wat erger zou kunnen worden. Dit is mogelijk door slim gebruik te maken van grote taalmodellen, zoals ChatGPT. Met deze nieuwe generatie AI’s kunnen we lichtgewicht simulaties van jouw organisatie maken. Stel je een digitale tweeling voor: kleine digitale kopieën van iedereen in je team die vrijwel hetzelfde handelt en zich gedraagt ​​als zij. Met deze simulaties kunt u de digitale tweeling van uw team of organisatie in verschillende configuraties plaatsen (het team opnieuw configureren, samenwerkingsregels wijzigen en meer) en kijken of de coördinatie soepeler verloopt.

Dit is mogelijk via generatieve middelen. Dit zijn AI-agenten die mensen simuleren op basis van een beetje kennis over hen. Misschien voer je een klein interview met iedereen in het team en gebruik je dit om een ​​digitale tweeling van hen te maken, of misschien stemt iedereen ermee in om een ​​deel van je historische Slack of e-mail te gebruiken om een ​​digitale tweeling van je team te maken. Als je dat hebt, kan je team een ​​dynamisch, vragend object worden: je stelt een vraag, voert een snel scenario uit en kijkt hoe het uitpakt. Het is een snelle, plausibele repetitie: een ‘wat als’.

“Dit is mogelijk door slim gebruik te maken van grote taalmodellen, zoals ChatGPT.”

Op deze manier kunnen we ook vroegtijdige waarschuwingssignalen voor een team opvangen. Het stelt managers in staat om in ongeveer 60 tot 90 seconden van hun chattijd te signaleren of een team de neiging heeft om te breken – om niet meer samen te willen werken. Een beetje inzicht in de manier waarop mensen communiceren en coördineren kan verrassend krachtige signalen onthullen. Plots kunnen we voorspellen of dit team als goede langetermijnpartners zal werken, of dat we ze moeten heroverwegen. Het lijkt bijna op organisatorisch speeddaten.

Stel je voor dat je de superkracht hebt om organisatorische ‘wat als’-situaties te creëren. Het geeft je deze geweldige managementsandbox. Flash-teams veranderen uw organisatie in een veilige, doorzoekbare ‘wat-als’-machine, zodat u een prototype van de structuur kunt maken voordat u zich vastlegt.

Je hoeft niet gepromoveerd te zijn. in kunstmatige intelligentie om deze dingen te doen. U kunt het vandaag nog doen zonder aangepaste software. Het enige dat u nodig hebt, is het idee en toegang tot een modern groottaalmodel zoals ChatGPT. Het blijkt dat alles wat we maandenlang met de hand zouden coderen, direct door een LLM kan worden gegenereerd als je maar specifiek kunt zijn over wat je nodig hebt.

AI kan u helpen uw team te ontwerpen of te verfijnen. Eén optie is om een ​​geavanceerde graad in computerwetenschappen te behalen en meer te leren over meerarmige bandietennetwerken en deze vervolgens intern te bouwen. Maar de andere optie is om gewoon een spreadsheet te hebben waarin u kunt bijhouden hoe het gaat en welke managementbeslissingen u tot nu toe heeft genomen. Voer het in GPT-5 in, vertel het om deze aanpak te implementeren en het zal al het rekenwerk voor u doen.

Geniet van onze volledige bibliotheek met Book Bites – gelezen door de auteurs! – i Volgende Big Idea-app.

Dit artikel verscheen oorspronkelijk in Volgende grote ideeënclub tijdschrift en herdrukt met toestemming.