Ik run een klein bedrijf dat een product levert aan grotere bedrijven. Laten we, om de details anoniem te houden, zeggen dat we kleding leveren aan enkele middelgrote kledingwinkels die u in het winkelcentrum kunt kopen. Het probleem is het een van mijn medewerkers twee niveaus lager (hij rapporteert aan iemand die aan mij rapporteert), doet Dave alsof we kleding maken voor Gucci of Prada. Dit veroorzaakt enorme productieproblemen. Dit betekent dat alles in beweging is veel langzamer via zijn afdeling, omdat hij uiterst consciëntieus is als het om kwaliteit gaat.
Dat is bewonderenswaardig, maar het leidt er bijvoorbeeld toe dat we te kort komen tegenover onze onderaannemers omdat ze de producten niet volgens zijn standaard hebben geproduceerd, ook al hebben ze ze volgens de industriestandaard geproduceerd. We zijn freelance ontwerpers kwijtgeraakt omdat ze betaald worden om gevraagd te worden kleding van Prada-niveau te maken voor salarissen van het type Old Navy. Hij krijgt ook veel dingen opnieuw gedaan of maak ze zelf opnieuw. Dit verhoogt dramatisch de kosten van wat we produceren. Hij zou 5.000 items per jaar moeten produceren om de zijne te rechtvaardigen betalen maar hij produceert er slechts 3.000. Dit betekent dat we een punt hebben bereikt waarop het ons feitelijk meer kost om deze producten te produceren dan dat we ervoor betaald krijgen.
Zowel zijn manager als ik hebben geprobeerd hem rechtstreeks te vertellen dat hij overdrijft. Dit maakt hem boos en zorgt ervoor dat hij op de hielen zit. We hebben gezegd: “Je hoeft dit werk niet opnieuw te doen. Het was prima zoals de freelancers het produceerden. Concentreer je gewoon op de grote zaken, zoals de algehele snit van de stof.” Wat hij lijkt te horen is: “Wat je doet doet er niet toe. Het is verkeerd als je om kwaliteit geeft.” Zijn reactie is om de hele nacht op te blijven en het hele weekend door te werken om te proberen zijn aantal te vergroten, in plaats van gewoon niet alles twee keer te doen.
Dave’s hart zit op de juiste plaats. Dit is lastig omdat het niet zo is dat we hem vragen om X te doen en hij weigert. We vragen hem om X te doen en hij doet X twee keer en telt dan Y en Z op! Hoe kan ik Dave motiveren om een stapje terug te doen en meer op één lijn te komen met het niveau van de markt die we bedienen, in plaats van de kosten te verhogen en de ergernis voor iedereen te vergroten door dingen te overdrijven? Of misschien is hij gewoon slecht geschikt voor deze baan?
Groene antwoorden:
Het kan zijn dat hij niet geschikt is voor de functie. Of hij het hart nu op de juiste plek heeft of niet, je kunt niet iemand houden die weigert te werken op de manier die jij nodig hebt, die je productiecijfers totaal mist en je kosten opdrijft – en die, als je met hem praat, ronduit weigert te veranderen wat hij doet.
Maar zorg er eerst voor dat je heel, heel duidelijk bent geweest tegen Dave. Niet alleen duidelijk “Focus op X, niet Y”. Dit zou moeten zijn: “Als je niet meteen begint met X en stopt met Y, zullen we dat moeten doen laat je gaan” duidelijk.
Je moet het zo zeggen om er zeker van te zijn dat Dave de inzet begrijpt. Het is mogelijk dat hij hoorde: ‘Dat zouden we doen leuk vinden om het niveau van zorg en kwaliteit te hebben dat u biedt, en het zou natuurlijk beter zijn als we dat zouden kunnen, maar helaas kunnen we geen manier vinden om dat te behouden.” En hij zegt: “Ik zal je laten zien hoe we het kunnen doen!”
Je moet dus glashelder zijn dat je het niet wilt en niet zult toestaan. Je moet je ook bewust zijn van de gevolgen als hij doorgaat: dat je hem zult ontslaan. Als je het niet expliciet maakt en Dave vervolgens laat gaan, klinkt het alsof hij geschokt is omdat hij gefocust is op hoeveel hij om hem geeft en hoe hard hij werkt (en in zijn gedachten, wie zou iemand ontslaan die zoveel om hem geeft en zo hard werkt?). Het is dus een vriendelijkheid om hem nu te vertellen dat dit het pad is dat hij inslaat.
Als je dit gesprek voert en het probleem blijft bestaan, weet je dat hij gewoon niet het werk kan doen dat je van hem verwacht. Op dat moment kunt u met een gerust geweten verder gaan, omdat u hem duidelijk hebt verteld wat hij moest doen om zijn baan te behouden en hem de kans hebt gegeven om dat te doen.
Wilt u uw eigen vraag stellen? Stuur het naar alison@askamanager.org.
– Alison Groen
De verlengde deadline voor Fast Company’s Wereldveranderende ideeënprijzen is vrijdag 19 december om 23:59 uur PT. Solliciteer vandaag nog.
