Ik zal nooit de eerste keer vergeten dat ik iemand hoorde zeggen: “Deze bijeenkomst had een e-mail kunnen zijn.” Je kunt je waarschijnlijk de exacte stem voorstellen waarmee ze het zeiden (en hoe hun gezicht eruit zag). Je hebt het waarschijnlijk zelf al vaak gehoord.
De bijeenkomst in kwestie was een projectcheck-in met meerdere afdelingen, waarbij we een uur lang hadden geluisterd naar iemand die een update gaf die met een paar opsommingen had kunnen worden geschreven. De rest van ons bleef maar zitten knikken en wachtten tot het voorbij was. Niemand had echt behoefte aan een gesprek, niemand gaf feedback en niemand stelde vragen. Terwijl we allemaal naar buiten schuifelden, mompelde iemand: ‘Nou, dat was tijdverspilling’, en ik kon het niet helpen om het daarmee eens te zijn. Dat verspilde uur betekende waarschijnlijk dat ik die avond een extra uur zou werken met mijn laptop opengeklapt op de bank.
Het zette me aan het denken: moeten we dit soort bijeenkomsten helemaal annuleren en alleen maar vertrouwen op e-mailupdates? Wat is het nut van een ontmoeting als niemand er iets aan heeft?
Verlaat de vergaderruimte
Een van de grootste misvattingen over vergaderingen is dat ze altijd in een formele vergaderruimte moeten plaatsvinden met een vaste agenda en een vaste tijd. In werkelijkheid zien de meest effectieve vergaderingen er niet altijd zo uit, vooral afhankelijk van uw branche of de samenstelling van uw team.
Als u b.v. Als u in de gezondheidszorg, de productie of de detailhandel werkt, kunnen uw vergaderingen de vorm aannemen van hydles voor of na de dienst. Voor teams die op afstand of in verschillende tijdzones werken, kunt u zich wenden tot asynchrone communicatiemethoden, zoals gedeelde documenten of video-updates, in plaats van in realtime te vergaderen. De sleutel is om uw vergaderstijl aan te passen aan de behoeften van uw team.
Maar effectief vergaderen gaat niet alleen over planning; ze gaan ook over hoe u omgaat met uw team onder hen. Dit is waar actief luisteren essentieel wordt.
Voor managers kan het gebruik van het Pause-Consider-Act-framework ervoor zorgen dat uw vergaderingen effectief en gefocust zijn. Het gaat erom dat u stilstaat bij de structuur, inhoud en timing van uw vergaderingen.
1. Pauze
Doe een stapje terug en beoordeel uw huidige ontmoetingen. Komen ze te vaak voor? Te ver uit elkaar? Vergader je zonder een echt doel?
Kijk eens naar je planning en kijk waar er eventueel zaken aangepast moeten worden. Als u merkt dat uw teamleden voortdurend bij u aankloppen of chatberichten sturen omdat ze geen geplande tijd met u hebben, is dit een teken dat u wellicht meer regelmatige tijd met uw teamleden nodig heeft.
2. Overweeg
Denk na over het doel van elke bijeenkomst. Wat probeer je te bereiken? Bij één-op-één gesprekken kan het doel zijn om de voortgang te controleren, feedback te geven of de ontwikkeling van uw teamlid te ondersteunen. Teamvergaderingen kunnen bestaan uit brainstormen, besluitvorming of updates. Wees duidelijk over waar elke bijeenkomst voor dient en zorg ervoor dat uw team weet wat er van hen wordt verwacht.
Houd rekening met het perspectief van teamgenoten: hebben zij het gevoel dat ze het te druk hebben voor de vergadering? Voelen ze zich overweldigd en hebben ze gewoon meer structuur nodig? Of hebben ze het gevoel dat je alles al weet en de noodzaak niet ziet om details te communiceren? Terwijl u naar deze hoeken kijkt, past u uw aanpak dienovereenkomstig aan. (Houd er rekening mee dat als je bang bent voor ‘overcommunicatie’, dit zelden gebeurt. Het is vaker het tegenovergestelde: teamleden willen graag meer van je horen, niet minder.)
3. Handelen
Breng wijzigingen aan die uw vergaderingen gestructureerder en doelgerichter maken. Gebruik gedeelde agenda’s om uw team te helpen bij de voorbereiding, en zorg ervoor dat u ook voorbereid bent.
Kom op tijd, wees aanwezig en zorg ervoor dat jouw team met duidelijke actiepunten naar huis gaat. Als u bijvoorbeeld een één-op-één-sessie opzet, neem dan vragen op over de werkdruk, uitdagingen en groeimogelijkheden. Maak deze bijeenkomsten actiegericht door in elke bijeenkomst de volgende stappen voor zowel u als uw teamleden te bespreken. Laat hen weten dat er naar hun zorgen is geluisterd en laat zien hoe u hen zult blijven steunen.
Breng uw vergaderingen vooruit
Je wilt niet dat mensen bang zijn voor een uitnodiging voor een vergadering, maar sommigen misschien wel. Niet in je gezicht; meer naar elkaar toe geneigd, of stilletjes hopen dat het niet doorgaat. Dit gebeurt meestal wanneer vergaderingen geen duidelijk doel hebben en het gevoel hebben dat ze alleen maar bestaan om te bestaan.
Elke bijeenkomst moet een reden hebben om de specifieke groep bij elkaar te brengen. Soms gaat het over zakelijke behoeften: het delen van informatie, het nemen van beslissingen, het oplossen van problemen. Andere keren gaat het over iets dat net zo belangrijk is: het verbinden en erkennen van de mensen die het werk doen.
Wanneer vergaderingen een bedoeling hebben, maken ze het werk gemakkelijker, niet moeilijker. Ze helpen mensen te begrijpen wat belangrijk is, wat er van hen wordt verwacht en hoe hun werk zich verhoudt tot dat van anderen. Maar dat gebeurt alleen als iemand zich ervan bewust is, en die iemand zou jij kunnen zijn. Wanneer u even pauzeert om de vergaderingen die u houdt eens goed te bekijken, na te denken over wat uw team werkelijk nodig heeft van die tijd samen, en actie te ondernemen om deze met een doel te structureren (of te herstructureren), verandert u de bestede tijd in geïnvesteerde tijd. En soms is het beste compliment dat je als manager ooit zult krijgen, iemand die de kamer uitloopt en zegt: “Dat was eigenlijk een heel goede bijeenkomst.”
Aangepast van De leiderschapsmethode: een praktisch raamwerk voor leidinggeven, ondersteunen en resultaten behalen door Ashley Herd (Hay House Business, 2 februari026).
