Er wordt de laatste tijd veel gesproken over identiteitsdiefstal. Misschien heb je zelfs wel eens gehoord van klanten die er last van hebben. Jouw hulp kan een groot verschil maken. Wist u eigenlijk dat uw bedrijf verplicht is slachtoffers van identiteitsdiefstal te voorzien van kopieën van documenten die verband houden met de diefstal?
Fair Credit Reporting Act (FCRA) Sectie 609(e) vereist dat u slachtoffers van identiteitsdiefstal (of wetshandhavingsinstanties op verzoek van het slachtoffer) een kopie verstrekt van de gegevens met betrekking tot de diefstal. Op schriftelijk verzoek van een slachtoffer van identiteitsdiefstal moet u de gegevens binnen 30 dagen kosteloos en zonder dagvaarding overleggen. Dit wordt ook wel de ‘bedrijfsomzetbepaling’ genoemd.
Slachtoffers van identiteitsdiefstal hebben mogelijk de gegevens nodig om het misdrijf te documenteren of hun goede naam te zuiveren. Je wilt ze helpen en je weet dat je je aan de wet moet houden. Zorg er dus voor dat u beleid heeft opgesteld om te reageren op de verzoeken van slachtoffers om gegevens.
Op basis van wat we hebben geleerd, volgen hier een aantal zaken waarmee u rekening moet houden wanneer u reageert op een inkomstenverzoek
- Neem status. Weet welke soorten records u heeft. Denk aan aanvragen, bankafschriften, ontvangstbewijzen, aantekeningen van de klantenservice met betrekking tot een transactie en gegevens waaruit blijkt waar het artikel is gekocht of verzonden. Als u weet wat u heeft, kunt u er beter voor zorgen dat slachtoffers alle soorten gegevens krijgen die verband houden met de identiteitsdiefstal
- Denk breed. De bepaling over de bedrijfsrecordomzet van de FCRA is van toepassing op alle verschillende soorten identiteitsdiefstal, inclusief het openen van nieuwe accounts en aankopen op bestaande accounts. Daarom is het belangrijk om uw beleid periodiek te evalueren om er zeker van te zijn dat er nieuwe vormen van identiteitsdiefstal in voorkomen zodra deze zich voordoen.
- Wees niet bang om te dupliceren. Volgens de FCRA moet u documenten overleggen, zelfs als het slachtoffer deze documenten al eerder heeft ontvangen. Hier is een voorbeeld: Stel dat een slachtoffer een dossieraanvraag indient nadat hij een te late aanmaning op een factuur heeft ontvangen. Wat moet je doen? Zorg ervoor dat u alle documenten met betrekking tot de ongeautoriseerde afschrijvingen produceert, inclusief kopieën van rekeningafschriften, zelfs als het slachtoffer deze mogelijk al heeft ontvangen. Waarom? Slachtoffers hebben de kopieën die ze eerder hebben ontvangen mogelijk niet bewaard, vooral als de identiteitsdiefstal enige tijd geleden heeft plaatsgevonden. Het weigeren van het verzoek van het slachtoffer omdat het slachtoffer eerder toegang had tot de gegevens is in strijd met § 609(e).
U vraagt zich misschien af of u ooit kunt weigeren gegevens te verstrekken als reactie op een 609(e)-verzoek. Als u niet zeker bent van de identiteit van het slachtoffer, staat de FCRA u toe om een identiteitsbewijs te vragen, zoals een kopie van een door de overheid uitgegeven identiteitsbewijs. U kunt ook vragen om bewijs van een identiteitsdiefstalclaim, zoals een identiteitsdiefstalrapport uitgegeven door de FTC of een politierapport. Bij een identiteitsdiefstalrapport van de FTC wordt de persoon die het rapport indient, blootgesteld aan strafrechtelijke sancties als de informatie vals is, en bedrijven kunnen deze op dezelfde manier behandelen als een politierapport. Als u na ontvangst van deze documenten niet te goeder trouw de identiteit van het slachtoffer kunt bevestigen of van mening bent dat het verzoek om gegevens op een verkeerde voorstelling van zaken is gebaseerd, kunt u weigeren de gegevens te verstrekken.
Voor meer informatie over naleving van 609(e), lees Bedrijven moeten transactiegegevens over identiteitsdiefstal verstrekken aan slachtoffers en wetshandhavingsinstanties.
