We zijn de vergadercultuur gaan verachten, en ik begrijp waarom. Denk eens aan de laatste paar bijeenkomsten die u hebt bijgewoond. Hoeveel van hen voelden duidelijk, beknopt, als een echt efficiënt gebruik van uw tijd?
Ik heb meer vergaderingen bijgewoond dan ik kan tellen; bij veel daarvan was de helft van de deelnemers aan het multitasken, met camera’s aan, maar met de gedachten ergens anders. Als gecertificeerd facilitator die alles heeft ontworpen, van externe locaties voor managers tot wekelijkse teamstand-ups, heb ik geleerd dat de meeste vergaderingen mislukken, niet omdat het mensen niets kan schelen, maar omdat leiders vergaderingen als een noodzakelijk kwaad beschouwen in plaats van als de kostbare samenwerkingsmomenten met hoge inzet die ze in werkelijkheid zijn.
“Maar wat kunnen we eraan doen?” je kunt er spijt van krijgen. “Slechte vergaderingen maken deel uit van het klaren van de klus.”
Hoewel het waar is dat vergaderingen een cruciaal onderdeel van het zakendoen zijn, hoeven ze niet slecht te zijn. Hier zijn vijf van de meest voorkomende fouten die ik mensen zie maken als het om vergaderingen gaat, en eenvoudige oplossingen die u vandaag nog kunt implementeren om uw vergadertijd optimaal te benutten.
Fout 1: Je begint niet met het einde voor ogen
U denkt misschien dat u weet waarvoor een vergadering dient: de titel van uw vergadering legt het doel ervan uit, of uw agenda geeft aan wat u hoopt te behandelen. Maar eigenlijk is de belangrijkste planningsstap het hebben van een duidelijk beeld van het beoogde resultaat van de bijeenkomst.
Bedenk waarmee u wilt dat mensen bij elke vergadering weglopen. Geven ze informatie? Moeten ze klaar zijn met het nemen van een beslissing? Is het doel eenvoudigweg een onderwerp te introduceren en te plagen welke kleinere groep elkaar zal ontmoeten voor meer specifieke volgende stappen? Moeten ze een dieper begrip hebben van de prioriteiten van hun leeftijdsgenoten?
Als mensen weten waar het gesprek toe zal leiden, kunnen ze zich zowel voorbereiden als effectiever deelnemen. Bovendien maakt dit het gemakkelijk om actiepunten te sluiten die verband houden met uw doel (nog een element van succesvolle vergaderingen).
Actiepunt: Wanneer u elk agendapunt in een vergadering begint, vermeld dan hardop wat het resultaat is waarnaar u streeft.
Fout 2: Je timeboxt je agenda niet
We hebben allemaal wel eens vergaderingen gehad waarin elk agendapunt veel te lang leek te duren. Je schakelt af, checkt een aantal e-mails en stemt weer af om te beseffen dat het onderwerp nog steeds niet is afgerond en dat de derde persoon nu “meelift” op wat de eerste persoon zei zonder enige nieuwe of noodzakelijke informatie toe te voegen. Het is niet verrassend dat je aan het einde van de vergadering slechts twee van de zes agendapunten hebt afgehandeld, waardoor de groep een paar niet-ideale opties overhoudt: een extra vergadering plannen, die punten naar volgende week verplaatsen (waardoor de achterstand met agendapunten verder wordt vergroot), of proberen die punten asynchroon af te handelen.
Gebruik in plaats daarvan timeboxing voor elk agendapunt. Uw beoogde resultaten moeten uw timeboxing begeleiden. Onderzoekt u een controversiële beslissing die gevolgen zal hebben voor de hele organisatie? Bouw meer tijd in voor discussie. Updates doornemen die niet veel invoer vereisen? Houd die tijdvakken dichtbij. En je hoeft hier niet belachelijk te worden: als je in het begin drie administratieve onderwerpen hebt, kun je ze groeperen in een beheerdersgedeelte van vijf minuten in plaats van ‘een minuut’ naast elk onderwerp te zetten.
Wanneer u dat tijdstip bereikt (de meeste videoconferentiesystemen hebben nu ingebouwde timers die u kunt gebruiken), hoeft u niet meteen te stoppen. Controleer in plaats daarvan of u door moet gaan. Ik gebruik vaak een snelle duim omhoog-poll – duim omhoog betekent dat mensen meer tijd aan het onderwerp willen besteden, duim omlaag betekent dat ze klaar zijn om verder te gaan, duim omhoog betekent dat ze neutraal zijn. Als de meeste mensen klaar zijn om verder te gaan, onderneem dan de actie en ga verder. Als je vooral een duimpje omhoog krijgt, stel dan een nieuwe timebox in en check opnieuw in als deze verloopt. En als mensen traag reageren of u zijdelings een duimpje omhoog geven? Ze moeten uitgecheckt zijn.
Actiepunt: Voeg timeboxen toe aan elk agendapunt in uw volgende vergadering en check daadwerkelijk in wanneer u ze tegenkomt.
Fout 3: Je bent niet exclusief genoeg
Managers nodigen vaak een kerngroep van vereiste deelnemers uit voor een vergadering en beschouwen vervolgens alle anderen als optioneel voor het geval ze waarde hechten aan een klein deel van de discussie, of om te voorkomen dat iemand zich buitengesloten voelt.
Je denkt dat je inclusief bent, maar wat je eigenlijk doet is de agenda’s van mensen volstoppen met onnodige evenementen waarvan ze zich onder druk gezet voelen om aanwezig te zijn. Zeker, de laatste vijf ‘optionele’ bijeenkomsten hebben niets nuttigs voor hen opgeleverd, maar misschien zal deze anders zijn, toch?
Doe iedereen een plezier: stop met het uitnodigen van optionele deelnemers. En als u als optioneel wordt gemarkeerd in een vergadering die consequent geen waarde oplevert, stop dan.
Er zijn betere manieren om transparant te blijven zonder iemands tijd te verspillen. Gebruik er een AI notulist om een overzicht en actiepunten te genereren die niet-deelnemers snel kunnen bekijken. Laat iemand achteraf belangrijke inzichten posten, vooral beslissingen of informatie die van invloed zijn op mensen buiten de kamer. Of nodig bepaalde mensen uit voor bepaalde onderdelen van de bijeenkomst wanneer hun inbreng daadwerkelijk nodig is.
Actiepunt: Herzie uw komende vergaderingen en verwijder alle optionele deelnemers, maak ze verplicht of verwijder ze volledig uit de uitnodiging.
Fout 4: Je doet niet vaak genoeg een vergaderingsaudit
Ten slotte is het, nu het bovenstaande is geïmplementeerd, belangrijk om eerlijk te zijn en regelmatig te beoordelen of de vergaderingen in uw agenda een waardevolle tijdsbesteding zijn.
Een eenvoudige vraag die ik mezelf graag stel als ik nadenk over mijn komende vergaderingen is: als deze vergadering van de agenda zou worden gehaald, wat zouden de deelnemers aan de vergadering dan missen? Hoe zou dit hun vermogen belemmeren om hun dagelijkse taken en verantwoordelijkheden uit te voeren? Het antwoord kan duidelijk maken welke bijeenkomsten geschrapt of geherstructureerd kunnen worden.
Ik denk ook dat het waardevol is voor vergaderbegeleiders om aan het eind van elke bijeenkomst een snelle controle te doen en jezelf af te vragen:
- Hebben we beslissingen genomen?
- Weten mensen nu wat ze moeten doen?
- Heeft iedereen op een of andere manier deelgenomen?
- Is iedereen met een voordeel weggelopen?
Als uw vergaderingen niet de beoogde resultaten opleveren, of als u niet weet wat de beoogde resultaten zijn, is het wellicht tijd om de cadans, deelnemers en stijl van de vergadering opnieuw te bekijken (of te overwegen of het überhaupt wel een vergadering moet zijn).
Actiepunt: Plan deze week 30 minuten om al uw terugkerende vergaderingen te bekijken aan de hand van de bovenstaande vragen en annuleer of herstructureer er minstens één.
