De One Big Beautiful Bill Act, ondertekend op 4 juli 2025, introduceerde een belastingvoordeel dat eenvoudig klinkt: werknemers kunnen een deel van hun overwerkvergoeding aftrekken van het federale belastbare inkomen. Maar voor zorgaanbieders die al complexe loonadministratie- en personeelsbeheeromgevingen beheren, is dit geen discussie over het belastingbeleid. Het is een probleem met de systeemgereedheid.
Als uw organisatie nog niet is begonnen met het verzamelen van gekwalificeerde gegevens over overuren, loopt u achter. De bepaling heeft terugwerkende kracht tot 1 januari 2025.
Wat de wet eigenlijk vereist
Werknemers kunnen tot 12.500 dollar per jaar (25.000 dollar voor gezamenlijke indiening van gehuwden) aan gekwalificeerde compensatie voor overuren aftrekken tot en met belastingjaar 2028. Het addertje onder het gras zit in wat in aanmerking komt.
Alleen de door FLSA verplichte overwerkpremie telt. Het is het bedrag dat bovenop het normale tarief wordt betaald: ‘de helft’ voor ‘anderhalf uur’. Het basissalarisgedeelte van overuren komt niet in aanmerking.
Werkgevers moeten hun werknemers jaarlijks een verklaring verstrekken waarin hun totale gekwalificeerde overwerkvergoeding wordt weergegeven. De Belastingdienst heeft voor 2025 een transitievergoeding verleend, maar deze vrijstelling gaat ervan uit dat je deze bedragen desgevraagd ook daadwerkelijk kunt vaststellen en onderbouwen.
Waarom de gezondheidszorg met extra complexiteit wordt geconfronteerd
Zorgorganisaties worden geconfronteerd met specifieke operationele uitdagingen bij het implementeren van OBBBA’s rapportagevereisten voor overuren.
Ten eerste is overwerk operationeel van cruciaal belang in de gezondheidszorg. In tegenstelling tot industrieën die overuren eenvoudigweg kunnen terugdringen, zijn gezondheidszorgstelsels ervan afhankelijk om een veilige personeelsbezetting en continue patiëntenzorg te behouden. Naarmate werknemers het belastingvoordeel erkennen dat gepaard gaat met gekwalificeerd overwerk, kunnen sommige organisaties een grotere bereidheid zien om overwerkdiensten te accepteren, wat betekent dat er meer kwalificerende transacties plaatsvinden die nauwkeurige tracking vereisen.
Ten tweede zijn de betaalomgevingen in de gezondheidszorg vaak complex. Meerdere loonregels, ploegenverschillen, vakbondscontracten en staatsspecifieke regels voor overuren creëren gelaagde berekeningsvereisten. Het toevoegen van FLSA-specifieke premium tracking bovenop de bestaande complexiteit vereist een zorgvuldige systeemconfiguratie.
De systeemgaten waarmee u waarschijnlijk te maken krijgt
De meeste platforms voor loonadministratie en personeelsbeheer zijn niet ontworpen met rapportage in OBBBA-stijl in gedachten. De gaten hebben de neiging zich op voorspelbare plaatsen op te hopen.
Vragen over het salarissysteem
Maakt uw systeem voor elk overwerkuur onderscheid tussen het reguliere loon (1,0x) en de FLSA-overwerkpremie (0,5x)? Kan het gekwalificeerd overwerk sinds het begin van het jaar op werknemersniveau accumuleren? Kan zij een jaarlijkse verklaring opstellen waaruit de totale vergoeding voor gekwalificeerde overuren blijkt en de controleerbaarheid ondersteunen?
Hier is de praktische test: Als een werknemer die €20 per uur verdient 10 uur overuren maakt, kan uw systeem dan duidelijk vaststellen dat €100 aan overwerkpremie (10 × €10) in aanmerking komt, terwijl het basisgedeelte van €200 (10 × €20) niet in aanmerking komt?
Problemen met personeelsbeheer
Kan uw tijdregistratiesysteem door de FLSA verplichte overuren afzonderlijk identificeren van overuren die voortvloeien uit de staatswet, vakbondsovereenkomsten of werkgeversbeleid? Maakt het onderscheid tussen dagelijkse overuren en wekelijkse FLSA-overuren? Wordt de overwerkclassificatie zonder handmatige tussenkomst netjes op de loonlijst overgedragen?
Integratieproblemen
Wisselen uw systemen naadloos gegevens over overuren uit? Zijn de definities van werknemers- en salariscodes consistent op alle platforms? Kunnen werknemers zien hoeveel overuren dit jaar in aanmerking komen?
Als het antwoord op een van deze vragen ‘nee’ of ‘ik weet het niet zeker’ is, is er sprake van exposure.
Wat nu te doen
Directe acties (al uitgesteld)
Omdat de bepaling terugwerkende kracht heeft tot 1 januari 2025 dienen organisaties al gegevens te verzamelen voor het lopende belastingjaar.
Controleer uw looncodes om de berekeningen van overuren te bevestigen, waarbij het basisloon duidelijk wordt gescheiden van de door FLSA vereiste premie. Documenteer uw berekeningsmethode – De IRS staat redelijke benaderingsmethoden toe voor 2025, maar deze methoden moeten consistent worden gedocumenteerd en toegepast. Beoordeel of uw systemen configuratiewijzigingen, verbeteringen of langetermijnplatformupgrades nodig hebben.
Begin 2026
Beschouw 2026 als een schoon jaar. Implementeer betrouwbare year-to-date accumulators voor gekwalificeerde overuren. Stel medewerkersrapportages in via W-2 Box 14 of aanvullende overzichten. Ontwikkel uitzonderingsrapportage om verkeerd gecodeerde overuren te detecteren voordat dit de nauwkeurigheid beïnvloedt. Stabiliseer integraties, zodat HR correct geclassificeerde overuren naar de loonadministratie overdraagt, zonder handmatige herbewerking.
Vooruitkijken
Overweeg om gekwalificeerd overwerk van het jaar tot nu toe weer te geven in selfserviceportals om het aantal vragen van medewerkers te verminderen. Overweeg of gerichte mogelijkheden voor overwerk kunnen helpen bij het aanpakken van personeelsuitdagingen. Ontwikkel een systeemroadmap als handmatige oplossingen uw huidige aanpak zijn: deze zijn niet schaalbaar.
De tijdlijn
- 1 januari 2025 – De overwerkregeling is in werking getreden (met terugwerkende kracht)
- Belastingjaar 2025 – Overgangsjaar met boetevrijstelling en redelijke benadering toegestaan
- 1 januari 2026 – Verwachting van volledige, nauwkeurige tracking voor de lonen in 2026
- Begin 2026 – Systeemupdates, testen en communicatie met medewerkers moeten voltooid zijn
- 31 december 2028 – Bepalingen over de aftrek van overuren vervallen volgens de toepasselijke wetgeving
Kortom
De regels voor overuren van OBBBA lijken misschien eenvoudig, maar voor zorgaanbieders brengen ze zwakke punten aan het licht in de manier waarop overuren worden vastgelegd, berekend en gecommuniceerd tussen systemen.
Organisaties die dit uitsluitend als een belastingwijziging beschouwen, zullen tegen het einde van het jaar een vertekend beeld krijgen. Degenen die het erkennen als een initiatief voor systeem- en datagereedheid, zullen de naleving beschermen, de administratieve lasten verminderen en hun werknemers tijdens de transitie ondersteunen.
Heeft u hulp nodig bij het beoordelen van de mate waarin uw salaris- en personeelssystemen gereed zijn voor OBBBA-compliance? Neem contact op met IT-leiders in de gezondheidszorg om te bespreken hoe wij de operationele en technische voorbereiding van uw organisatie kunnen ondersteunen.
Praat met ons team
Disclaimer: Dit artikel is bedoeld om feitelijke informatie te geven over de operationele en technische vereisten van de OBBBA-overwerkregeling. De inhoud weerspiegelt het adviesperspectief van IT-managers in de gezondheidszorg over systeemgereedheid en voorbereiding op naleving, en niet politiek commentaar of politieke standpunten.
