Bijeenkomsten buiten kantooruren zijn van zeldzame naar regelmatige gebeurtenissen gegaan, en hoewel sommigen dat hopen AI kan helpen de trend te keren. Experts waarschuwen dat het doorbreken van de gewoonte meer vergt dan alleen technologie.
Uit een recent onderzoek van Miro, aanbieder van werkplekken op basis van AI, blijkt dat 33% van de in de VS gevestigde kenniswerkers in 2025 vaak vergaderingen buiten kantooruren bijwoonde, tegen 23% in 2024.
“Zes op de tien mensen gaan minstens één keer per maand naar vergaderingen buiten kantooruren, en dat heeft allerlei negatieve gevolgen verderop in de keten”, zegt Dom Katz, Miro’s Ways to Work. “De gegevens suggereren dat steeds meer mensen elkaar consequent ontmoeten nadat hun gebruikelijke werkdag is afgelopen, en het wordt steeds erger; niet alleen in de VS of Europa, maar over de hele linie.”
Katz legt uit dat de explosie in vergaderingen buiten kantooruren waarschijnlijk een uitbreiding is van de toename in vergaderingen in bredere zin. Volgens een onderzoek van Miro uit 2025 wordt voor elk uur dat een werknemer besteedt aan ‘momentumwerk’ – zoals brainstormen, samenwerkingsworkshops en interactieve, cross-functionele projecten –ze geven er nog drie uit aan onderhoudstakenzoals e-mails, papierwerk en vergaderingen. ‘Het zorgt voor stress, dat is er één productiviteit waardoor ze leeg raken en hun creativiteit wordt beroofd”, zegt Katz.
Katz legt uit dat plannings- en videoconferentietechnologie het gemakkelijker dan ooit hebben gemaakt om een vergadering te beleggen. Maar hij waarschuwt ook dat werknemers zonder de juiste richtlijnen waarschijnlijk in veel onnodige vergaderingen terecht zullen komen, zowel tijdens als buiten de normale werkuren.
“Slechte vergaderhygiëne draagt daar zeker aan bij”, zegt hij. “Je komt naar de vergadering, er is geen agenda, ze lopen voortdurend over, er zijn geen beslissingen, dus je krijgt er nog een vergadering omheen; het is ongelooflijk inefficiënt.”
Waarom we elkaar ’s nachts vaker ontmoeten
De Miro-gegevens komen overeen met de Work Trend Index van Microsoft uit 2025, waaruit dit blijkt vergaderingen na 20.00 uur stegen 16% van vorig jaar. Volgens dit onderzoek, dat was gebaseerd op geanonimiseerde gebruikersgegevens van Microsoft Teams, werd het grootste deel van de stijging toegeschreven aan mondiale en flexibele teams.
“In onze sentimentgegevens, die naar 31.000 mensen gaan, zegt 80% van de werknemers dat ze niet het gevoel hebben dat ze genoeg tijd en energie hebben om hun werk te doen, dus we weten dat mensen zich opgebrand voelen”, zegt Alexia Cambon, directeur van Office of Applied Research bij Microsoft. “Het gebrek aan stevige grenzen tussen privé- en werkleven draagt daar waarschijnlijk aan bij.”
Cambon vermoedt dat vergaderingen tijdens de pandemie en de verschuiving naar werken op afstand naar de niet-werkuren begonnen te sluipen. In die periode, legt ze uit, maakten velen kennis met digitale vergadertools – die het mogelijk maakten om met een paar klikken een vergadering te beleggen – terwijl het moeilijker werd om aan het eind van de dag uit te schakelen.
De extra flexibiliteit heeft sommigen wellicht ook in staat gesteld hun werkschema’s aan te passen op een manier die beter aansluit bij hun persoonlijke behoeften, zoals het uitstellen van vergaderingen totdat hun kinderen naar bed lagen.
Een andere potentiële factor, zo suggereert Cambon, is het steeds mondialere karakter van werk. Volgens het Microsoft-onderzoek omvat bijna een derde van de vergaderingen meerdere tijdzones, een stijging van 35% ten opzichte van 2021, waardoor de kans groter wordt dat sommige deelnemers in hun tijdzone na sluitingstijd deelnemen.
“En dan denk ik gewoon dat de druk vanuit het bedrijfsleven hoger is, en dat zagen we in de onderzoeksgegevens”, zegt ze. “Opmerkelijk is dat meer dan de helft van de bedrijfsleiders ons vertelde dat ze meer productiviteit van hun werknemers nodig hebben, dus we zien dit zeer snelle tempo.”
Waarom AI een gebroken vergadercultuur niet kan herstellen
Nieuwe AI-tools kunnen het aantal avondbijeenkomsten verminderen door werknemers in staat te stellen AI-notulisten in hun plaats te sturen of door meer asynchrone alternatieven voor realtime evenementen mogelijk te maken. Tegelijkertijd waarschuwt Cambon dat technologie alleen niet zal zorgen voor een betere vergaderhygiëne.
“Je vergadercultuur is jouw vergadercultuur, en tenzij je AI heel bewust inzet, zal er echt niets veranderen”, waarschuwt ze. “Je moet uitzoeken hoe je je vergadercultuur beter kunt maken.”
Tegelijkertijd legt technologie ook meer druk op bedrijven om zich aan te passen, wat vaak resulteert in meer vergaderingen, niet minder.
“We zien werkverschuivingen op nieuwe manieren, aangedreven door AI, en vanuit mijn perspectief is dit een ongelooflijk intensieve tijd geweest voor werknemers, en vooral voor werknemers in AI-native organisaties”, zegt dr. Rebecca Hinds, hoofd van het AI Work Institute voor het enterprise AI-platform Glean en auteur van Je beste ontmoeting ooit. “Er is een druk die ik nog nooit eerder heb gezien, en we zien steeds meer bewijs dat deze bijdraagt aan werk buiten kantooruren.”
In de nasleep van de pandemie gebruikten sommige organisaties nieuwe tools voor samenwerking op afstand om meer flexibiliteit mogelijk te maken, terwijl anderen deze gebruikten om in te grijpen op de grenzen tussen werk en privéleven. Dr. Hinds waarschuwt dat AI niet anders is.
“Hoe meer we toegang hebben tot technologie, hoe gemakkelijker het is om een vergadering te plannen en bij te wonen, hoe meer we dat zullen doen in een omgeving waar we geen gezonde, bewuste vergadercultuur hebben”, zegt ze. “Dit alles verlaagt de lat als het gaat om wat er nodig is om een vergadering te plannen.”
Technologie gebruiken om uw avonden vrij te maken
Tegelijkertijd zegt dr. Hinds dat er manieren zijn om technologie te gebruiken om de grenzen van het beroepsleven te verleggen en onze avonden te bevrijden van werkverantwoordelijkheden.
Met sommige tools kunnen werknemers bijvoorbeeld de beschikbaarheid van vergaderingen beperken tot werkuren. Anderen waarschuwen organisatoren automatisch wanneer ze een vergadering buiten kantooruren plannen voor deelnemers in andere tijdzones. Sommigen zullen zelfs markeren wanneer een vergadering waarschijnlijk niet effectief zal zijn, bijvoorbeeld wanneer er te veel deelnemers zijn of wanneer op de meerderheid van de uitnodigingen geen reactie is ontvangen.
Andere tools, zoals AI-notulisten, apps voor videoberichten en tools voor digitale samenwerking, maken het voor werknemers gemakkelijker om asynchroon samen te werken, waardoor ze minder afhankelijk zijn van realtime gesprekken.
“Asynchroon is de naam van het spel als het gaat om het verminderen van de tijd die we besteden aan disfunctionele vergaderingen”, zegt Dr. Hinds. “(Zoals) het hebben van duidelijke normen over wat het doel van elke tool is, wat het doel van een vergadering is en hoe we vergaderingen moeten gebruiken? Het geldt voor elk moment van de dag.”
