Bij een 77-jarig bedrijf in promotionele producten Gold Bond Inc.CIO Matt Price wist dat generatieve AI-adoptie niet zou voortkomen uit het uitrollen van een chatbot. Werknemers hadden behoefte aan AI ingebed in het werk waar ze toch al een hekel aan hadden: rommelige ERP-inname, documentverwerking en oproepopvolging.
In plaats van benchmarks te pitchen, bouwde Price een kleine groep ‘supergebruikers’ op om Gold Bond-specifieke voorbeelden te laten zien en de rest van de organisatie te trainen. Vervolgens schakelden ze Gemini en andere modellen in met stressvolle workflows, ondersteund door sandbox-tests, vangrails en menselijke beoordeling van alles wat met het publiek te maken heeft.
De beloning kwam uit een gedragsverandering, niet uit een hype: het dagelijkse gebruik van AI steeg van 20% naar 71%, en 43% van de werknemers meldde dat ze tot twee uur per dag bespaarden. “Ik wilde iedereen mee op reis nemen,” vertelde Price aan VentureBeat. “Nadat we enkele verwachtingen hadden bijgesteld, begonnen mensen ernaar te neigen. Onze adoptie heeft een vlucht genomen.”
ERP-stroomlijning, productvisualisaties
Gold Bond, Inc. – niet te verwarren met het huidverzorgingsbedrijf – is een van de grootste leveranciers op het gebied van huidverzorging Industrie voor promotionele producten ter waarde van 20,5 miljard dollardat op maat gemaakte swag- en relatiegeschenken produceert voor 8.500 actieve klanten.
Bestellingen, offertes en monsteraanvragen komen binnen via de website, e-mail, fax en meer – in elk denkbaar formaat. “Het wordt dus erg rommelig”, zei Price.
AI bleek een natuurlijke match. Voorheen voerden medewerkers handmatig ordergegevens in het ERP in. Nu neemt Google Cloud binnenkomende documenten op en normaliseert deze, terwijl Gemini en OpenAI de velden extraheren en structureren voordat een voltooide inkooporder in het systeem wordt gepusht, aldus Price.
Van daaruit breidde Gold Bond zich uit naar een pragmatische aanpak met meerdere modellen: Gemini in Workspace, ChatGPT voor backend-automatisering, Claude voor QA/redeneringscontroles en kleinere modellen voor edge-experimenten.
“We zijn behoorlijk agnostisch over het gebruik van AI-technologie”, zei Price. Gold Bond is in hoge mate opgezet als een Google-winkel, waarbij de implementatie en het verandermanagement onder leiding staan van Google-première partner Promevo.
Tot de eerste overwinningen behoorden logboeken van telefoongesprekken, het opstellen van e-mails en het beoordelen van contracten. Een meer geavanceerde toepassing zijn AI-ondersteunde ‘virtuele mockups’ van merkproducten; blijf gebruiken Opnieuw maken om voorbeeldafbeeldingen te herhalen voordat previews naar klanten worden gestuurd, zei Price.
Medewerkers gebruiken ook kunstmatige intelligentie om Google Spreadsheets-formules te genereren (inclusief XLOOKUP-logica in Excel-stijl), terwijl NotebookLM helpt bij het opbouwen van een interne kennisbank voor procedures en training.
Andere manieren waarop Gold Bond AI intern gebruikt:
-
Presentaties: Werk dat vroeger vier uur duurde, duurt nu ongeveer 30 minuten, zei Price.
-
Coderevisie: Ontwikkelaars voeren NetSuite-scripts uit en gebruiken vervolgens twee modellen om deze te beoordelen voordat ze verder gaan met testen.
-
Onderzoek: Het volgen van trends en tactieken van importeurs als reactie op tarieven.
AI comprimeert ook de vroege planning. “We gaan heen en weer met AI en komen met een project op hoog niveau dat we vervolgens kunnen uitbouwen tot uitvoering”, legt Price uit. “We komen veel sneller tot concepten. We hebben veel minder vergaderingen, wat geweldig is.”
Om de impact te kwantificeren organiseert het team van Price Kaizen-evenementen: korte workshops die basisworkflows documenteren en deze vergelijken met AI- en automatiseringsondersteunde versies.
Om multi-LLM-workflows te valideren, test Gold Bond wijzigingen in een sandbox-omgeving en voert QA-scenario’s uit vóór implementatie. “Ons technische team rapporteert samen met de materiedeskundigen voordat de wijzigingen worden verzonden of in productie worden geïntegreerd”, aldus Price.
Verandermanagement is een must
De adoptie gebeurde niet automatisch: in een oud bedrijf was veranderingsmanagement de taak. “Het is gewoon een klein beetje angst, het is iets anders”, zei Price.
De meeste gebruikers beginnen met Gemini omdat het is ingebouwd in Workspace, en stappen vervolgens over naar ChatGPT, Claude of Mistral als ze andere opties nodig hebben – of een andere mening.
Price vertrouwt op een ‘kleine coole groep’ van ongeveer acht early adopters om geavanceerde tools te testen; wanneer ze een use case binnenhalen, trainen ze de rest van het team.
“Je kunt iets niet zomaar als een nieuw stukje software beschouwen”, aldus John Pettit, CTO van Promevo. “Je moet echt het denken en gedrag van mensen daaromheen veranderen.”
Maar hoewel het team van Price wijdverbreid gebruik promoot, is blind vertrouwen geen optie, benadrukte hij.
Gold Bond heeft beleid, DLP-controles en identiteitslagen toegevoegd om het gebruik van schaduw-AI te verminderen. Het maakt ook gebruik van LibreChat om de toegang tot goedgekeurde tools te centraliseren, betaald/goedgekeurd gebruik af te dwingen en indien nodig bepaalde modellen te blokkeren.
Human-in-the-loop is verplicht: publiekgerichte inhoud wordt goedgekeurd en de output moet worden geverifieerd. “Je moet de juiste temperatuur instellen voor vertrouwen, maar verifieer het”, zei hij. Zelfs met sterke aanwijzingen vereist de uitvoer nog steeds verificatie. “Je krijgt de gegevens terug, je kunt ze niet zomaar overnemen en gebruiken.”
Hij zal bijvoorbeeld om bronnen en onderbouwing vragen – “Geef me al het geciteerde werk waar je deze gegevens vandaan haalt” – en die verificatiestap behandelen als onderdeel van de workflow, zei hij.
Price waarschuwde ook voor overschrijding. “Agentoplossingen kunnen maar zo ver gaan: er moeten nog steeds mensen op de hoogte zijn”, zei hij. “Sommige mensen hebben grotere visies dan waartoe technologie in staat is.”
Zijn advies aan andere bedrijven: overweldig jezelf niet met de hype. Begin eenvoudig. Begin eenvoudig. “In detail melden, testen, ermee spelen.”
