Van valse ‘verontschuldigingen’ die zich als een lopend vuurtje verspreiden op sociale media (zoals het geval was tijdens het CEO-schandaal van Astronomerl) voor bedrijven krijgt te maken met terugslag vanwege het gebruik van generatieve AI zonder waarborgenRecente crises hebben aangetoond hoe snel merkreputaties in het digitale tijdperk kunnen uiteenvallen. De snelle verspreiding van desinformatie online, gecombineerd met nieuwe risico’s die aan nieuwe technologieën zijn verbonden, heeft organisaties kwetsbaarder gemaakt dan ooit tevoren.
Bedrijven die niet klaar zijn om een crisis het hoofd te bieden, brengen hun merken, reputatie en toekomst in gevaar. Er zijn drie waarschuwingssignalen dat uw werkplek niet voorbereid is op de volgende ramp, schandaal of andere zakelijke noodsituatie.
1. Er is geen crisisbeheersingsplan
Tenzij er een crisisbeheersingsplan bestaat, zullen organisaties niet weten wat ze moeten doen als een crisis toeslaat, wie het zal doen, hoe het zal worden gedaan of waarom het zal worden gedaan. Voor elke minuut die een bedrijf vertraagt bij het reageren op een crisis, zal het in een defensieve positie terechtkomen en de stappen mislopen die het moet nemen om met de zich ontwikkelende situatie om te gaan.
Net zo erg als het hebben van geen plan is het hebben van een plan dat niet is bijgewerkt om rekening te houden met de nieuwste risico’s die de organisatie kunnen bedreigen. Nemen AIbijv. Volgens onderzoek uitgevoerd door Riskconnect65% van de ondervraagde bedrijven heeft geen beleid om het gebruik van generatieve AI door partners en leveranciers te regelen. Het roekeloze gebruik van kunstmatige intelligentie kan leiden tot fraude, plagiaat en schendingen van wetten op het gebied van intellectueel eigendom, wat allemaal het risico op rechtszaken en een crisis voor bedrijven met zich mee kan brengen.
De beste en meest effectieve plannen moeten deze hoofdcategorieën omvatten:
- Wanneer en hoe het plan is opgesteld, bijgewerkt en getest
- De gebeurtenis of ontwikkeling die een crisis voor het bedrijf zal veroorzaken
- Wie heeft de bevoegdheid om het plan te activeren
- Wat moet er gebeuren en in welke volgorde om de crisis op te lossen
- Wat moet er over de situatie worden gezegd en wie zal het zeggen?
- Wie moet op de hoogte worden gesteld van de crisis en hoe zij op de hoogte moeten worden gesteld?
Afhankelijk van de aard van de risico’s waarmee bedrijven te maken kunnen krijgen, is het verstandig om voor elk van de risico’s aparte crisisbeheersingsplannen op te stellen. Dat komt omdat reageren op de dreiging van een rechtszaak heel anders zal zijn dan bijvoorbeeld reageren op de dood van de CEO.
De plannen moeten regelmatig worden getest om er zeker van te zijn dat ze werken wanneer dat nodig is. De plannen kunnen worden geëvalueerd via tabletop-, veldoefeningen en computersimulaties. Op basis van de resultaten van de oefeningen moeten de plannen worden bijgewerkt en versterkt.
Informatie over de plannen moet worden gedeeld met bedrijfsfunctionarissen en werknemers, zodat zij weten dat er protocollen en beleid bestaan om te bepalen hoe het bedrijf zal reageren in geval van een crisis.
2. Er is geen crisismanagementteam aangesteld
Zonder een team dat een crisisbeheersingsplan implementeert, zullen organisaties moeten uitzoeken wat ze moeten doen en wie dat zal doen als er een crisis uitbreekt. De samenstelling van teams zal afhangen van de aard en omvang van organisaties. Voor grote bedrijven zal een team van vijf tot zeven personen doorgaans voldoende zijn en bestaan uit vertegenwoordigers van HR, IT, juridische zaken, marketingPR en het bestuur.
Het team moet regelmatig bijeenkomen om te oefenen met het samenwerken onder deadlines en druk, het crisismanagementplan te testen en de nodige aanpassingen aan het team en het plan aan te brengen.
3. Je weet niet wat je moet zeggen als er een crisis is
Stilte is niet goud waard als een crisis een organisatie treft. Hoe langer je zwijgt over een crisis, hoe waarschijnlijker het is dat anderen de leegte zullen opvullen en de controle over het verhaal zullen overnemen. Bedrijven moeten op zijn minst passende generieke verklaringen opstellen die onmiddellijk kunnen worden afgegeven en vervolgens indien nodig kunnen worden aangepast en bijgewerkt. Als er bijvoorbeeld een rechtszaak wordt aangespannen wegens seksueel wangedrag door een senior executive, is een voorbeeld van een eerste verklaring: “We zijn ons ervan bewust dat er een rechtszaak is aangespannen en we zullen er op een later tijdstip meer over te zeggen hebben.”
Maar wees voorzichtig met het zeggen van iets dat het risico van rechtszaken of aansprakelijkheid in verband met de crisis met zich mee zou kunnen brengen. Raadpleeg een juridisch adviseur om deze risico’s te helpen minimaliseren.
Er moet vooraf een gekwalificeerd persoon worden aangesteld die zal optreden als het publieke gezicht van het bedrijf wanneer er een crisis uitbreekt. De beste woordvoerder heeft een achtergrond in public relations of journalistiek en heeft een mediatraining gevolgd. Als u niet over iemand in het personeelsbestand beschikt om deze belangrijke rol te vervullen, overweeg dan om de diensten van een PR-bureau of -consulent in te schakelen, die in deze kritieke tijd als het publieke gezicht van uw bedrijf zou kunnen fungeren.
Zodra de plannen en teams zijn geactiveerd, moeten bedrijfsfunctionarissen elke verleiding weerstaan om ze op microniveau te beheren of te betwijfelen. Teamleden zullen hun handen vol hebben aan de zaken die voorhanden zijn, en elke poging om zich met hun verantwoordelijkheden te bemoeien zal hun werk veel moeilijker maken – en kan de crisis verlengen of verergeren.
Zodra de crisis voorbij is, moet er een rapport worden opgesteld over hoe goed de plannen zijn gevolgd, hoe goed de teams hebben gewerkt om de crisis te beheersen en welke lessen zijn geleerd die kunnen worden gebruikt om de reactie van de organisatie op de volgende crisis te verbeteren.
Deadline van Fast Company Wereldveranderende ideeënprijzen is vrijdag 14 november om 23:59 uur PT. Solliciteer vandaag nog.
