Waarom 603(y) niet van toepassing is | Federale Handelscommissie

Maakt uw bedrijf gebruik van antecedentenonderzoek om sollicitanten te beoordelen? Zo ja, voldoet u dan aan de kennisgevings-, toestemmings- en openbaarmakingsvereisten van de Fair Credit Reporting Act? Een slotbrief gestuurd door het FTC-personeel naar California Health & Wellness verdiept de toepasbaarheid – of in dit geval intoepasbaarheid – van een beperkte FCRA-uitzondering.

Als het om antecedentenonderzoek gaat, FCRA zet een premie op kennisgeving, toestemming en openbaarmaking. Dit is logisch omdat het antecedentenonderzoek kan bepalen of iemand de baan krijgt.

Volgens de FCRA moet een potentiële werkgever, als hij van plan is een achtergrondonderzoeksrapport te gebruiken, dit aan de sollicitant bekendmaken en de toestemming van de sollicitant verkrijgen. Als de potentiële werkgever van mening is dat hij de sollicitant niet in dienst mag nemen, moet hij de sollicitant een kennisgeving van “pre-adverse action” geven waarin zijn of haar recht wordt uiteengezet om het rapport te herzien en eventuele negatieve informatie toe te lichten.

Als het bedrijf op basis van informatie uit het rapport uiteindelijk besluit de persoon niet in dienst te nemen, moet het de sollicitant afwijzen. In de kennisgeving wordt het recht van de aanvrager uiteengezet om de juistheid of volledigheid van het rapport aan te vechten en binnen 60 dagen een nieuw gratis exemplaar aan te vragen.

FCRA bevat enkele zeer beperkte uitzonderingen op deze procedure in sectie 603(y), getiteld Uitsluiting van bepaalde communicatie voor medewerkersonderzoeken. De wet sluit bijvoorbeeld communicatie aan een werkgever uit van de definitie van ‘consumentenrapport’ in verband met een onderzoek naar ‘(i) vermoedelijk wangedrag op de werkvloer; of (ii) naleving van federale, staats- of lokale wet- en regelgeving, de regels van een zelfregulerende organisatie of enig reeds bestaand schriftelijk beleid van de werkgever.’

Blauw. personeelsbrief aan California Health & Wellness onderzoekt of screeningrapporten over sollicitanten zijn vrijgesteld van de kennisgevings-, toestemmings- en openbaarmakingsvereisten van de FCRA vanwege sectie 603(y). In een brief aan het bedrijf zei het FTC-personeel nee: “Wij beschouwen Sectie 603(y) alleen als van toepassing op onderzoeken van huidige werknemers, en niet op onderzoeken van zowel huidige werknemers als sollicitanten.”

Het personeel gaf drie redenen voor deze conclusie:

1. De taal van Sectie 603(y) veronderstelt een bestaande werkgever-werknemerrelatie. Uitdrukkingen als ‘vermoedelijk wangedrag in verband met werk’ en ‘bestaand schriftelijk beleid van de werkgever’ suggereren een onderzoek naar iemand die al aan het werk is, en niet naar iemand voor wie een sollicitatie in behandeling is. Zelfs de titel van de aflevering verwijst naar “medewerker onderzoeken.”
2. De wetsgeschiedenis van de bepaling noemt deze “een beperkte technische correctie”. Destijds waren werkgevers bezorgd dat de FCRA verkeerd zou kunnen worden geïnterpreteerd als een verplichting om werknemers voortijdig op de hoogte te stellen van lopende onderzoeken naar wangedrag. De ‘correctie’ maakte duidelijk dat werkgevers geen hand hoeven te schudden. Maar die bezorgdheid heeft totaal niets te maken met antecedentenonderzoek van sollicitanten.
3. Rechtbanken hebben geoordeeld dat de FCRA “onmiskenbaar een corrigerend statuut is dat vrijelijk moet worden gelezen om de bedoeling van het Congres die eraan ten grondslag ligt te verwezenlijken.” Door sectie 603(y) toe te passen op de antecedentenonderzoek van aanvragers zou de uitzondering de regel kunnen inslikken.

Dat gezegd hebbende, besloot het FTC-personeel geen handhavingsmaatregelen tegen California Health & Wellness aan te bevelen, daarbij verwijzend naar het huidige beleid van het bedrijf om aanvragers op de hoogte te stellen van zijn voornemen om screeningsrapporten te gebruiken, hun toestemming te verkrijgen en de procedures voor ongunstige actie van de FCRA te volgen. Net als bij soortgelijke brieven wordt hieruit niet op de een of andere manier geconcludeerd of het personeel geloofde dat de wet was overtreden. Bovendien “behoudt de Commissie zich het recht voor om verdere actie te ondernemen als het algemeen belang dit rechtvaardigt.”

Wat suggereert de brief voor andere bedrijven? Misschien is het tijd om de FTC-brochure opnieuw te lezen, Consumentenrapporten gebruiken: wat werkgevers moeten wetenen zorg ervoor dat uw arbeidsprocedures voldoen aan de FCRA.